Jako przedsiębiorca niestety możesz mieć do czynienia z klientami, którzy nie zapłacą Twojej faktury w terminie lub w ogóle nie zapłacą. Co wtedy? Przedstawiamy Ci skuteczny plan działania.

 

Przygotuj dobrą fakturę

 

Dobra faktura, spełniająca odpowiednie warunki, by klient nie musiał szukać i dopytywać się o dane do przelewu, to podstawa. Pamiętaj by zawsze zawrzeć datę wystawienia faktury i terminu płatności. 

Średni termin płatności wynosi od 14 do 30 dni. Od czasu wprowadzenia ustawy o terminach płatności ustalono, że fakturę, która zawiera termin płatności, należy opłacić nie później niż 30 dni od dnia jej otrzymania. Możliwe są jednak wyjątki. Na przykład, firmy mogą uzgodnić dłuższy termin płatności, wynoszący maksymalnie 60 dni. Ale to musi zostać ustalone przez obie strony z góry. Najlepiej pisemnie w umowie lub ogólnych warunkach współpracy.

Uwaga: Jeśli prowadzisz interesy z dużą firmą korporacją i zaakceptowałeś jej warunki współpracy, musisz przestrzegać ich zasad dotyczących płatności.

Przyjazne przypomnienie 

Wysłałeś klientowi odpowiednią fakturę, na której jasno określono datę i termin płatności. Jednak po upływie terminu nadal nie otrzymałeś pieniędzy. To czas by się przypomnieć. Pamiętaj, że jest to „przyjazne przypomnienie”. Dlatego upewnij się, że napiszesz zwykłą, biznesową wiadomość e-mail, w której uprzejmie poprosisz dłużnika o jak najszybsze opłacenie faktury. Taką możliwość daje Ci eFaktura. W systemie wyślesz przyjazne ale konkretne przypomnienie jednym kliknięciem. 

Takie przypomnienie sprawdza się w większości przypadków a ponieważ klient mógł przeoczyć fakturę lub pomyśleć iż już dawno ją uregulował. 

Wyślij przypomnienie w eFAKTURA.nl kiedy klient nie płaci na czas.  

Kontakt telefoniczny 

Jeżeli płatność nadal nie zostanie dokonana, masz pełne prawo skontaktować się z dłużnikiem telefonicznie. W tym czasie zaczynasz już tracić cierpliwość, mimo to ważne jest, aby w tej rozmowie pozostać rzeczowym i uprzejmym, a przede wszystkim ustal z klientem konkretny termin uregulowania płatności. Może to zwiększyć szansę na szybką płatność.

Drugie przypomnienie o płatności 

Jeżeli Twój klient nadal nie dotrzymuje ustalonej obietnicy, możesz wysłać wezwanie do zapłaty. Jest to trudne, ale konieczne. Zaznacz, że jeśli osoba szybko nie rozwiąże tej niekomfortowej sytuacji, jesteś zmuszony do podjęcia dalszych kroków, które już nie będą takie przyjazne. 

Dodatkowe koszta?

Jeśli klient nie zapłaci faktury lub zapłaci ją za późno, możesz zażądać zwrotu kosztów windykacji. Możesz również naliczyć handlowe odsetki ustawowe lub te które uzgodniłeś w umowie przed podjęciem zlecenia. Polecamy jednak wysłać pierwsze przypomnienie jeszcze bez naliczania kosztów, by nie psuć stosunków z klientem.  

Koszty windykacji: są to koszty, które jako wierzyciel ponosisz, aby otrzymać pieniądze, jeśli Twój klient nie zapłaci faktury. Ich wysokość jest określona przez prawo. 

Handlowe odsetki ustawowe: są to odsetki, których wierzyciel może żądać zgodnie z prawem, jeśli klient zalega z płatnościami. Odsetki ustawowe od transakcji handlowych dotyczą dostaw do firm i rządu i mogą zostać naliczone już dzień po przekroczeniu terminu płatności. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat windykacji, skontaktuj się z prawnikiem. 

Ostatni ratunek

Jeśli faktura nadal nie została zapłacona, zwróć się o pomoc do specjalisty: prawnika, komornika lub adwokata. 

Specjalista omówi z Tobą, kolejne kroki: od procedury windykacyjnej do sądowej czy też wystąpienia o upadłość dłużnika. Jeśli do tej pory nie opisałeś warunków płatności w umowie lub ogólnych warunkach warto się zastanowić czy nie będzie to dla Ciebie korzystne. W ten sposób unikasz zbędnych dyskusji z klientem -dłużnikiem, i możesz zabezpieczyć koszty windykacyjne odsetki, które będą wyższe od ustawowych.