Gemak voor bedrijven in Polen
KSeF in eFaktura.nl
Verstuur en ontvang facturen via het Nationale e-Facturatiesysteem.
Gemak voor bedrijven in Polen
KSeF in eFaktura.nl
Verstuur en ontvang facturen via het Nationale e-Facturatiesysteem.
DIGITALE TRANSFORMATIE IN FACTURATIE
Een centraal systeem dat facturen in Polen organiseert.
Wat is KSeF?
KSeF (Nationaal e-Facturatiesysteem) is een centraal systeem van het Ministerie van Financiën dat het mogelijk maakt om facturen uit te geven, te verzenden en te ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat. Elke factuur wordt rechtstreeks naar het belastingsysteem gestuurd en krijgt een uniek identificatienummer.
KSeF is onderdeel van de digitalisering van de Poolse belastingadministratie en heeft als doel om processen te vereenvoudigen, de controle op correctheid te vergroten en fouten en btw-fraude te verminderen.
Vanaf april 2026 is het gebruik van KSeF verplicht voor alle in Polen geregistreerde bedrijven – ook voor bedrijven die in het buitenland actief zijn.
E-FACTUREN VOOR POOLSE BEDRIJVEN
KSeF betekent nieuwe verplichtingen voor ondernemers
Om KSeF te gebruiken, is een Excel-factuur of een PDF per e-mail niet voldoende. Je hebt
een tool nodig die volledige ondersteuning biedt voor e-facturen binnen het Nationale e-Facturatiesysteem.
Wat betekent dit in de praktijk?
Facturen uitgeven volgens KSeF
Je hebt een tool nodig die volledige ondersteuning biedt voor e-facturen binnen KSeF.
Facturen verzenden en ontvangen in KSeF
Veilige verzending van facturen rechtstreeks naar het Nationale e-Facturatiesysteem en het ontvangen van facturen die door andere partijen via KSeF zijn uitgegeven.
Naleving van wetgeving en digitale standaarden
Facturen die voldoen aan de Poolse belastingregels en EU-vereisten, gestructureerde documentatie en naleving van de KSeF-regels.
FACTURATIE ZO FLEXIBEL ALS JIJ
KSeF en werken in het buitenland met A1
KSeF is verplicht voor alle Poolse bedrijven – ook voor bedrijven die op basis van het A1-formulier in het buitenland actief zijn.
Binnen de Europese Unie wordt Peppol geleidelijk ingevoerd – in België is het al verplicht en in andere landen wordt het steeds belangrijker. Poolse bedrijven zijn niet verplicht om Peppol te gebruiken, maar in de praktijk verwachten Belgische klanten dit vaak en wordt de standaard steeds breder toegepast in andere EU-landen.
Daarom kun je in eFaktura.nl tegelijkertijd gebruikmaken van KSeF en Peppol – in één systeem, zonder problemen met documentformaten.
ALLES OP ÉÉN PLEK
Voldoe aan KSeF-verplichtingen en factureer eenvoudig
De eFaktura.nl-applicatie ondersteunt facturatie binnen het Nationale e-Facturatiesysteem en zorgt voor naleving van Poolse regelgeving en Europese digitale standaarden. Het systeem automatiseert het verzenden en ontvangen van e-facturen en organiseert de documentstroom in bedrijven die ook internationaal actief zijn.
Hoe werkt het verzenden van een factuur naar KSeF in eFaktura.nl?
- De gebruiker maakt een factuur in eFaktura.nl
In het standaard factuurformulier selecteert hij de optie: Verzenden naar KSeF. - eFaktura.nl stuurt de factuur naar KSeF
Het document wordt automatisch verzonden naar het KSeF-systeem in een gestructureerd XML-formaat. - KSeF kent een nummer toe en bevestigt de ontvangst van de factuur
eFaktura.nl ontvangt de bevestiging en het KSeF-nummer, dat zichtbaar is in de applicatie bij de factuurstatus. - De factuur wordt aan de ontvanger geleverd
De factuur is beschikbaar in het KSeF van de ontvanger en klaar om betaald te worden. - De factuur kan daarnaast via een systeemail als PDF buiten KSeF worden verzonden:
- naar een buitenlandse klant, ook via het Peppol-netwerk
- naar een Poolse klant (ter informatie of als betalingsherinnering)
Het hele proces is automatisch, snel en in overeenstemming met KSeF, en extra verzendkanalen maken het mogelijk om de factuur af te stemmen op de ontvanger.
KOSTENAUTOMATISERING
Ontvang kostenfacturen
De integratie maakt het ook mogelijk om kostenfacturen te ontvangen.
Wanneer een leverancier een factuur via KSeF uitstuurt, ontvang je automatisch een melding en verschijnt het document direct in de sectie KOSTEN. Dankzij de ingebouwde converter wordt de e-factuur weergegeven in een duidelijk leesbaar formaat.
Hoe verbind je met KSeF?
Het certificaat wordt gebruikt om je bedrijf te authenticeren in het KSeF-systeem, wat bevestigt dat acties (zoals het verzenden van facturen) namens het bedrijf worden uitgevoerd.
KSeF-certificaat verkrijgen
Om een certificaat te genereren en te downloaden, ga naar:
https://ksef.mf.gov.pl en log in op het systeem – bijvoorbeeld via een Trusted Profile.
Ga vervolgens naar het genereren van het certificaat volgens de instructies in het overheidsportaal.
Indien nodig DOWNLOAD DE HANDLEIDING.
Download certificaatbestanden
Tijdens het genereren van het certificaat worden twee bestanden op je apparaat opgeslagen:
certificaatbestand
(.cert)
sleutelbestand
(.key)
certificaatbestand
(.cert)
sleutelbestand
(.key)
Tijdens dit proces stel je ook een wachtwoord in voor het certificaat.
De bestanden en het wachtwoord zijn nodig om verbinding te maken met eFaktura.nl.
KSeF-machtigingen toekennen
Ga naar de KSeF-instellingen in eFaktura.nl
Log in op de applicatie en ga naar: Instellingen → KSeF
Controleer bedrijfsgegevens
Bevestig de juistheid van het btw-nummer en geef aan dat je namens je bedrijf handelt.
Voeg certificaat toe
Upload de bestanden (.cert) en (.key) en voer het wachtwoord van het certificaat in.
Klaar
Je eFaktura.nl-account is verbonden met KSeF.
VOORDELEN VAN DE VERANDERING
Wat zijn de voordelen van het gebruik van KSeF in eFaktura.nl?
KSeF verandert de manier van factureren, maar in eFaktura.nl betekent dit geen revolutie in je dagelijkse werk. Na een eenmalige integratie stel je facturen op zoals voorheen, terwijl het systeem zorgt voor naleving van de regelgeving.
Overzicht en naleving van regelgeving
Facturen voldoen aan de Poolse belastingregels en EU-vereisten. Documenten komen in één centraal systeem terecht, wat de administratie ordent en risico’s bij controles vermindert.
Minder fouten, minder correcties
Gegevens worden automatisch door het systeem gevalideerd. Handmatige correcties, aanvullingen en onduidelijkheden richting de boekhouding verdwijnen, wat het aantal administratieve fouten vermindert.
Geen verandering in dagelijks werk
Na de eerste integratie blijft het eFaktura.nl-formulier net zo eenvoudig als voorheen. Je maakt facturen op de bekende manier, terwijl het systeem op de achtergrond zorgt voor formaat, correctheid en verzending naar KSeF.
Flexibiliteit bij internationaal werken
KSeF voldoet aan de nationale eisen in Polen, terwijl eFaktura.nl ook het gebruik van Peppol mogelijk maakt. Dit maakt het makkelijker voor A1-bedrijven om samen te werken met klanten in België, Nederland of Duitsland en internationaal te groeien zonder documentchaos.
Eén tool in plaats van meerdere oplossingen
In eFaktura.nl beheer je KSeF, Peppol, verkoop- en kostenfacturen in één systeem. Zonder extra tools en zonder wijzigingen in je bedrijfsprocessen.
Ondersteuning in elke fase
We bieden volledige ondersteuning – van integratie, via de eerste facturen, tot dagelijks gebruik van het systeem. Na verloop van tijd wordt KSeF een natuurlijk onderdeel van je werk en gaat de nieuwe standaard gewoon in je voordeel werken.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Het gebruik van KSeF in eFaktura.nl is inbegrepen in je gekozen abonnement. Er worden geen extra kosten gerekend voor het verzenden of ontvangen van e-facturen via KSeF.
De KSeF-integratie is alleen beschikbaar voor betalende gebruikers. Als je tijdens de gratis proefperiode een abonnement afsluit, wordt je eerste betaling proportioneel verlaagd op basis van de resterende proefdagen.
KSeF is verplicht voor alle in Polen geregistreerde bedrijven, ook voor bedrijven die diensten in het buitenland leveren (bijvoorbeeld op basis van een A1-verklaring).
Werken met een A1-verklaring geeft geen vrijstelling van KSeF. A1 heeft betrekking op sociale zekerheid, terwijl KSeF facturatie en fiscale verplichtingen in Polen regelt. Bedrijven met een A1-verklaring moeten ook KSeF gebruiken.
Volgens de Poolse regelgeving zijn bedrijven niet verplicht om Peppol te gebruiken. In de praktijk kunnen buitenlandse klanten (bijvoorbeeld in België) dit echter wel vereisen, en in eFaktura.nl kun je zowel KSeF als Peppol tegelijk gebruiken.
In eFaktura.nl kun je zowel KSeF als Peppol gebruiken in één systeem, zonder je werkwijze te veranderen en zonder extra kosten.
Als je bedrijf in Polen geregistreerd is, moet de factuur eerst worden opgesteld en geregistreerd in KSeF. Pas nadat deze is geaccepteerd en een KSeF-nummer heeft gekregen, kan deze via Peppol naar een buitenlandse klant worden verzonden.
Het niet gebruiken van KSeF kan leiden tot problemen met belastingaangiften, risico op sancties en moeilijkheden in samenwerking met je boekhouder. KSeF is het centrale facturatiesysteem in Polen en het niet gebruiken ervan betekent dat je niet aan je fiscale verplichtingen voldoet.
Zodra een factuur in KSeF is geregistreerd, kan deze niet meer worden bewerkt. Bij fouten moet een correctiefactuur worden opgesteld volgens de geldende regels.
KSeF is een systeem voor het registreren en uitwisselen van facturen. Betalingsherinneringen kun je echter rechtstreeks vanuit eFaktura.nl versturen.
Hoewel de factuur in XML-formaat naar KSeF wordt verzonden, kun je deze in eFaktura.nl bekijken en ermee werken in een gebruiksvriendelijke weergave.
Als je tijdens de configuratie van de KSeF-integratie in eFaktura.nl een probleem tegenkomt of vragen hebt, neem dan contact op met onze support via de chat in de applicatie.
Als het probleem zich voordoet bij het inloggen in KSeF, het genereren van een certificaat of andere handelingen die direct in het KSeF-portaal plaatsvinden, raden we aan contact op te nemen met de helpdesk van het Ministerie van Financiën.
Na een eenmalige integratie blijft het eFaktura.nl-formulier net zo eenvoudig, terwijl het systeem op de achtergrond zorgt voor correctheid, formaat en naleving van de regelgeving.
eFaktura.nl begeleidt je stap voor stap door het hele proces. Het systeem is eenvoudig te gebruiken en we bieden volledige ondersteuning, inclusief hulp bij je eerste facturen – ook met KSeF en Peppol.
