Wygoda dla polskich firm
KSeF w eFaktura.nl
Wystawiaj, wysyłaj i odbieraj faktury
z Krajowego Systemu e-Faktur.
Wygoda dla polskich firm
KSeF w eFaktura.nl
Wystawiaj, wysyłaj i odbieraj faktury
z Krajowego Systemu e-Faktur.
CYFROWA REWOLUCJA W FAKTUROWANIU
Centralny system, który porządkuje faktury w Polsce.
Co to jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Każda faktura trafia bezpośrednio do systemu skarbowego i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
KSeF jest elementem cyfryzacji polskiej administracji podatkowej i ma na celu uproszczenie rozliczeń, zwiększenie kontroli poprawności dokumentów oraz ograniczenie błędów i nadużyć VAT.
Od kwietnia 2026 roku korzystanie z KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w Polsce – także tych, które świadczą usługi za granicą.
E-FAKTURY DLA POLSKICH FIRM
KSeF to nowe obowiązki dla przedsiębiorców
Aby korzystać z KSeF, nie wystarczy faktura w Excelu ani PDF wysłany e-mailem. Potrzebujesz
narzędzia, które zapewnia pełną obsługę e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
Co to oznacza w praktyce?
Wystawianie faktur zgodnych z KSeF
Potrzebujesz narzędzia, które zapewnia pełną obsługę e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wysyłanie i odbieranie faktur w KSeF
Bezpieczne przesyłanie faktur bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur oraz odbieranie faktur wystawionych w KSeF przez innych kontrahentów.
Zgodność z przepisami i cyfrowymi standardami
Faktury zgodne z polskimi przepisami podatkowymi oraz wymogami Unii Europejskiej, uporządkowana dokumentacja i zgodność z obowiązującymi zasadami KSeF.
FAKTUROWANIE ELASTYCZNE JAK TY
KSeF i praca za granicą na A1
KSeF to wymóg dla wszystkich polskich firm – także tych, które na podstawie formularza A1 prowadzą działalność zagraniczną.
W Unii Europejskiej Peppol jest wdrażany stopniowo – w Belgii już obowiązuje, a w pozostałych krajach zyskuje na znaczeniu. Polska firma nie ma formalnego obowiązku wystawiania faktur przez Peppol, jednak w praktyce belgijscy klienci często tego oczekują, a standard coraz szerzej stosowany jest także w innych krajach UE.
Dlatego w eFaktura.nl możesz korzystać jednocześnie z KSeF i Peppol – w jednym systemie, bez problemów z formatami dokumentów.
WSZYSTKO W JEDNYM MIEJSCU
Spełniaj obowiązki KSeF i fakturuj wygodnie
Aplikacja eFaktura.nl obsługuje fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur, zapewniając zgodność z polskimi przepisami oraz europejskimi standardami cyfrowymi. System automatyzuje wysyłanie i odbieranie e-faktur oraz porządkuje obieg dokumentów w firmach działających także za granicą.
Jak działa wysyłka faktury do KSeF w eFaktura.nl?
- Użytkownik wystawia fakturę w eFaktura.nl
W standardowym formularzu wystawiania faktury zaznacza opcję: Wyślij do KSeF. - eFaktura.nl przekazuje fakturę do KSeF
Dokument jest automatycznie przesyłany do systemu KSeF w ustrukturyzowanym formacie XML. - KSeF nadaje numer i potwierdza przyjęcie faktury
eFaktura.nl odbiera potwierdzenie oraz numer KSeF, który jest widoczny w aplikacji w statusie faktury. - Faktura trafia do odbiorcy
Faktura jest dostępna w KSeF kontrahenta i gotowa do opłacenia. - Fakturę można wysłać dodatkowo mailem systemowym z PDF poza KSeF:
- do firmy zagranicznej, również przez sieć Peppol
- do firmy z Polski (informacyjnie lub jako przypomnienie o płatności)
Cały proces jest automatyczny, szybki i zgodny z KSeF, a dodatkowe kanały wysyłki pozwalają dostarczyć fakturę w sposób dopasowany do kontrahenta.
AUTOMATYZACJA KOSZTÓW
Odbieraj e-faktury kosztowe
Integracja umożliwia także odbieranie e-faktur kosztowych.
Gdy kontrahent wystawi Ci fakturę przez KSeF, otrzymasz automatyczne powiadomienie, a dokument pojawi się bezpośrednio w zakładce KOSZTY. Dzięki wbudowanemu konwerterowi danych e-faktura wyświetli się w czytelnym widoku.
Jak połączyć się z KSeF?
Certyfikat służy do uwierzytelnienia Twojej firmy w systemie KSeF, czyli potwierdza, że działania (np. wysyłka faktur) wykonywane są w jej imieniu.
Uzyskanie certyfikatu KSeF
Aby wygenerować i pobrać certyfikat, przejdź na stronę:
https://ksef.mf.gov.pl i zaloguj się do systemu — np. za pomocą Profilu Zaufanego.
Następnie przejdź do generowania certyfikatu zgodnie z instrukcjami w systemie rządowym.
W razie potrzeby POBIERZ INSTRUKCJĘ.
Pobierz pliki certyfikatu
Podczas generowania certyfikatu na Twoim urządzeniu zostaną zapisane dwa pliki:
plik certyfikatu
(.cert)
plik klucza
(.key)
plik certyfikatu
(.cert)
plik klucza
(.key)
Podczas tego procesu ustawisz również hasło do certyfikatu.
Pliki oraz hasło będą potrzebne do uwierzytelnienia i połączenia z aplikacją eFaktura.nl.
Nadanie uprawnień KSeF
Przejdź do ustawień KSeF w eFaktura.nl
Zaloguj się do aplikacji i przejdź do: Ustawienia → KSeF
Sprawdź dane firmy
Potwierdź poprawność NIP oraz zaznacz, że działasz w imieniu swojej firmy.
Dodaj certyfikat
Wgraj pliki (.cert) i (.key) oraz wprowadź hasło do certyfikatu.
Gotowe
Twoje konto w eFaktura.nl jest połączone z KSeF.
DOBRE STRONY ZMIAN
Jakie są korzyści z korzystania z KSeF w eFaktura.nl?
KSeF to zmiana w sposobie fakturowania, ale w eFaktura.nl nie oznacza to rewolucji w codziennych obowiązkach. Po jednorazowej integracji faktury wystawiasz tak jak dotychczas, a system dba o zgodność z przepisami.
Porządek i zgodność z przepisami
Faktury są zgodne z polskimi przepisami podatkowymi oraz wymogami Unii Europejskiej. Dokumenty trafiają do jednego, centralnego systemu, co porządkuje księgowość i ogranicza ryzyko problemów przy kontrolach.
Mniej błędów, mniej poprawek
Dane są weryfikowane automatycznie przez system. Znika ręczne poprawianie dokumentów, dosyłanie korekt i niejasności po stronie księgowości, co zmniejsza liczbę błędów administracyjnych.
Bez zmian w codziennej pracy
Po pierwszej integracji formularz eFaktura.nl pozostaje tak samo prosty, jak dotychczas. Wystawiasz faktury w znany sposób, a system w tle dba o format, poprawność i wysyłkę do KSeF.
Elastyczność przy pracy międzynarodowej
SeF spełnia krajowe wymogi w Polsce, a jednocześnie eFaktura.nl pozwala korzystać także z Peppol. To ułatwia pracę firmom na A1, współpracę z kontrahentami z Belgii, Holandii czy Niemiec i rozwijanie działalności międzynarodowej bez chaosu w dokumen
Jedno narzędzie zamiast kilku rozwiązań
W eFaktura.nl obsługujesz KSeF, Peppol, faktury sprzedażowe i kosztowe w jednym systemie. Bez szukania dodatkowych narzędzi i bez zmiany procesów w firmie.
Wsparcie na każdym etapie
Zapewniamy pełne wsparcie – od integracji, przez pierwsze faktury, po codzienne korzystanie z systemu. Z czasem KSeF staje się naturalnym elementem pracy, a nowy standard administracji po prostu zaczyna działać na Twoją korzyść.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Korzystanie z KSeF w eFaktura.nl jest dostępne w ramach wybranego planu. Nie ponosisz dodatkowych opłat za wysyłanie ani odbieranie e-faktur w KSeF.
Integracja z KSeF dostępna jest tylko dla płatnych użytkowników. Jeśli wykupisz abonament w czasie trwania darmowego trialu, obniżymy pierwszą płatność proporcjonalnie do niewykorzystanych darmowych dni.
KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich firm zarejestrowanych w Polsce, również tych, które świadczą usługi za granicą (np. na podstawie formularza A1).
Praca na A1 nie zwalnia z obowiązku KSeF. A1 dotyczy ubezpieczeń społecznych, natomiast KSeF reguluje fakturowanie i obowiązki podatkowe w Polsce. Firmy na A1 również muszą korzystać z KSeF.
Zgodnie z przepisami polska firma nie ma obowiązku korzystania z Peppol. W praktyce jednak zagraniczni kontrahenci (np. w Belgii) mogą oczekiwać faktur w tym standardzie, a w eFaktura.nl można równolegle korzystać z KSeF oraz Peppol.
W eFaktura.nl możesz korzystać zarówno z KSeF, jak i z Peppol – w jednym systemie, bez zmiany sposobu pracy i dodatkowych opłat.
Jeśli prowadzisz firmę zarejestrowaną w Polsce, faktura musi najpierw zostać wystawiona i zarejestrowana w KSeF. Dopiero po jej przyjęciu i nadaniu numeru KSeF może zostać przekazana dalej do zagranicznego kontrahenta przez Peppol.
Brak korzystania z KSeF może oznaczać problemy z rozliczeniami podatkowymi, ryzyko sankcji oraz trudności we współpracy z księgowym. KSeF jest centralnym systemem fakturowania w Polsce i jego pominięcie oznacza niewypełnienie obowiązku skarbowego.
Po zarejestrowaniu faktury w KSeF nie można jej edytować. W przypadku błędu należy wystawić korektę zgodnie z obowiązującymi zasadami.
KSeF jest systemem rejestracji i wymiany faktur. Przypomnienia o płatnościach możesz jednak wysyłać bezpośrednio z eFaktura.nl.
Chociaż faktura trafia do KSeF w formacie XML, w eFaktura.nl masz możliwość jej podglądu i pracy na niej w przystępnym widoku.
Jeśli podczas konfiguracji połączenia z KSeF pojawi się problem w aplikacji eFaktura.nl lub masz pytania dotyczące integracji, skontaktuj się z naszym działem wsparcia za pomocą komunikatora w aplikacji.
Jeśli problem pojawia się podczas logowania do KSeF, generowania certyfikatu lub innych działań wykonywanych bezpośrednio w portalu KSeF, zalecamy kontakt z pomocą techniczną Ministerstwa Finansów.
Po jednorazowej integracji formularz eFaktura.nl pozostaje tak samo prosty, a system w tle pilnuje poprawności, formatu i zgodności z przepisami.
eFaktura.nl przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. System jest prosty w obsłudze, a dodatkowo zapewniamy pełne wsparcie i pomoc przy pierwszych fakturach – także przy KSeF i Peppol.
Dowiedz się więcej:
Integracja KSeF w eFaktura.nl
eFaktura.nl udostępnia pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), umożliwiając polskim firmom wysyłanie i odbieranie e-faktur bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Polskie firmy za granicą, czyli co warto wiedzieć o A1
Formularz A1 to europejskie zaświadczenie, które potwierdza, w którym kraju UE opłacasz składki na ubezpieczenia społeczne, gdy prowadzisz działalność lub pracujesz czasowo za granicą.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
KSeF wprowadza nowy sposób obiegu faktur w Polsce. Dokument nie jest już wyłącznie przekazywany między firmami, ale trafia do centralnego systemu prowadzonego przez administrację skarbową.
