Peppol w Holandii: aktualne zasady dla firm

Peppol w Holandii nie jest już wyłącznie planem na przyszłość. Standard faktur elektronicznych działa i jest obowiązkowy w określonych sytuacjach. Jeśli prowadzisz firmę i współpracujesz z instytucjami publicznymi, e-fakturowanie przez Peppol już Cię dotyczy.

Jeśli jeszcze nie masz z nim styczności, to dobry moment, by zrozumieć, jak działa i dlaczego warto przygotować się wcześniej.

Czym jest Peppol i czym różni się od faktury PDF?

Peppol to europejski standard elektronicznej wymiany dokumentów księgowych, w tym faktur. W przeciwieństwie do PDF-a wysyłanego e-mailem, faktura Peppol ma ustrukturyzowany format (UBL), który systemy księgowe odczytują automatycznie.

W praktyce oznacza to, że:

• dane z faktury trafiają bezpośrednio do systemu odbiorcy, bez konieczności pobierania pliku, otwierania go czy ręcznego wprowadzania informacji do księgowości,
  
• eliminację błędów, takich jak literówki w numerze faktury, kwocie czy numerze VAT, które często pojawiają się przy ręcznym przepisywaniu danych z PDF-a,
  
• faktura jest sprawdzana technicznie jeszcze przed wysyłką, więc jeśli brakuje obowiązkowych danych lub format jest niezgodny z przepisami, dokument nie przejdzie dalej,
  
• faktura nie może „zaginąć” w skrzynce mailowej, spamie ani wśród załączników,
  
• proces księgowania jest szybszy, bo dokument jest gotowy do rozliczenia od razu po otrzymaniu.

Najprościej mówiąc: PDF to dokument do czytania przez człowieka, a Peppol to faktura „czytana” przez systemy. Dzięki temu administracja staje się prostsza, szybsza i mniej podatna na błędy.

Obowiązek Peppol w transakcjach B2G

W Holandii Peppol jest obowiązkowy w relacjach B2G, czyli business-to-government. Dotyczy to każdej firmy, która wystawia faktury dla instytucji publicznych.

Chodzi m.in. o:

• gminy i prowincje,
  
• ministerstwa,
  
• szkoły publiczne,
  
• urzędy i jednostki rządowe.

Jeśli fakturujesz takie podmioty, PDF wysłany e-mailem nie wystarczy. Faktura musi trafić do nich przez Peppol, za pośrednictwem tzw. Access Pointu – jak eFaktura.nl.

Fakturowanie B2G na przykładzie branży budowlanej i sprzątającej

Jeśli wykonujesz remont szkoły, modernizację budynku gminnego albo prace drogowe na zlecenie urzędu, faktura musi zostać wysłana elektronicznie przez Peppol. Bez tego dokument nie zostanie przyjęty do płatności.

Stałe usługi sprzątania urzędów, bibliotek czy obiektów publicznych również podlegają zasadom B2G. Nawet przy jednoosobowej działalności obowiązują te same obowiązki administracyjne.

W obu przypadkach Peppol skraca proces rozliczeń i ogranicza błędy po stronie administracji.

Aby realizować zlecenia dla klientów z sektora publicznego, wystarczy wcześniej przejść w eFaktura.nl weryfikację Peppol — dopiero wtedy możliwe jest wysyłanie faktur B2G w wymaganym standardzie. Co istotne, dopóki w Holandii nie obowiązuje powszechne e-fakturowanie B2B, taka integracja nie narzuca żadnych zmian w pozostałych transakcjach. Faktury dla firm i klientów prywatnych nadal możesz wystawiać w dotychczasowej formie, poza siecią Peppol.

Peppol dla transakcji B2B w Holandii

Na ten moment w Holandii nie ma jeszcze obowiązku Peppol dla wszystkich firm w relacjach B2B (pomiędzy firmami). Nie została też ogłoszona konkretna data jego wprowadzenia.

Jednocześnie kierunek zmian jest jasny. Na poziomie Unii Europejskiej zakłada się, że do 2030 roku e-fakturowanie w standardzie Peppol stanie się powszechne. Holandia aktywnie uczestniczy w tym procesie.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie Peppol wcześniej, jeszcze przed formalnym obowiązkiem.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Przygotowanie do Peppol to nie tylko reakcja na zmieniające się przepisy, ale także konkretne korzyści w codziennej pracy firmy. Przede wszystkim oznacza szybsze płatności. Faktury rzadziej trafiają do korekt, ponieważ dane są kompletne i sprawdzane już na etapie wysyłki.

Dodatkowo maleje liczba błędów administracyjnych. System automatycznie weryfikuje strukturę dokumentu oraz poprawność numerów VAT, co ogranicza ryzyko odrzuceń po stronie odbiorcy. Równie istotna jest łatwiejsza współpraca z księgowym — dokumenty trafiają do systemu od razu, bez potrzeby przesyłania ich e-mailem czy ręcznego kompletowania kosztów.

Coraz więcej dostawców usług w Holandii i Belgii korzysta już z Peppol, dlatego faktury kosztowe — na przykład od operatorów kart paliwowych czy większych firm serwisowych — mogą trafiać bezpośrednio do systemu księgowego. To dodatkowo upraszcza rozliczenia i zmniejsza nakład pracy po stronie przedsiębiorcy.

W praktyce przygotowanie do Peppol zwiększa też elastyczność w relacjach międzynarodowych. Jeśli masz klienta w Belgii, podłączenie się do Peppol często ułatwia współpracę i spełnia jego oczekiwania formalne. Z kolei kontrahenci z Holandii, którzy coraz częściej pracują w tym standardzie, są już oswojeni z takim procesem fakturowania. Dzięki temu możesz dopasować się do różnych rynków bez zmiany sposobu pracy przy każdej nowej transakcji.

Przeczytaj więcej na temat nowego standardu fakturowania elektronicznego TUTAJ.

Rola księgowego i narzędzi takich jak eFaktura.nl

Wdrożenie Peppol to w dużej mierze kwestia organizacyjna. Dlatego kluczową rolę odgrywa księgowy, który tłumaczy zasady i pomaga przygotować firmę do zmian.

Programy takie jak eFaktura.nl pełnią funkcję Access Pointu Peppol i przejmują stronę techniczną. Ty wystawiasz fakturę w znanym widoku formularza aplikacji, a system automatycznie dba o zgodność z wymaganiami.

Nie musisz znać formatu UBL ani szczegółów działania Peppol. Wystarczy, że korzystasz z narzędzia, które robi to poprawnie w tle.

Peppol jako element nowoczesnej administracji

Choć Peppol bywa postrzegany jako dodatkowy obowiązek, w praktyce porządkuje proces fakturowania. Szczególnie wtedy, gdy współpracujesz z sektorem publicznym oraz planujesz rozwój firmy.

W Holandii Peppol już działa w B2G, transakcje B2B w nowym standardzie to kwestia niedalekiej przyszłości. Dlatego im wcześniej się przygotujesz, tym spokojniej przejdziesz kolejne etapy cyfryzacji.

Dobrze dobrane narzędzie i świadome podejście sprawiają, że Peppol przestaje być problemem. Staje się po prostu kolejnym standardem prowadzenia firmy.