Rozliczenie kwartalne BTW w Holandii 

Prowadząc firmę w Holandii musisz regularnie rozliczać podatek BTW (odpowiednik polskiego VAT). Standardowo, dla większości przedsiębiorców, obowiązuje rozliczenie kwartalne. Oznacza to, że dokładnie co trzy miesiące przesyłasz do Belastingdienst (urzędu skarbowego) deklarację podatkową.

W tym artykule pokażemy jak krok po kroku przygotować się do rozliczenia BTW, co warto wiedzieć, jak uniknąć błędów i dlaczego warto działać z wyprzedzeniem. 

Co to jest BTW i dlaczego musisz go rozliczać?

BTW (belasting over de toegevoegde waarde) to podatek od wartości dodanej, który doliczasz do swoich faktur sprzedażowych i odliczasz od faktur kosztowych. Co kwartał (lub w niektórych przypadkach co miesiąc lub raz w roku) jesteś zobowiązany do złożenia deklaracji BTW i uregulowania ewentualnej należności.

W rozliczeniu podatku BTW ilość faktur nie gra roli, liczą się kwoty. W uproszczeniu: jeśli więcej kosztów poniosłeś niż zarobiłeś → urząd może Ci zwrócić nadpłatę.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia BTW?

Aby prawidłowo rozliczyć VAT (BTW), musisz zebrać i uporządkować wszystkie dane z danego okresu rozliczeniowego (miesiąc, kwartał lub rok):

1. Faktury sprzedaży (verkoopfacturen).

Wszystkie faktury, które wystawiłeś klientom w danym okresie. Powinny zawierać: poprawny numer BTW, datę, kwoty netto/brutto, stawkę VAT.

2. Faktury kosztowe (inkoopfacturen).

Koszty firmowe, od których możesz odliczyć VAT (paliwo, sprzęt, oprogramowanie, usługi zewnętrzne). Muszą być wystawione na Twoją firmę i zawierać poprawny numer BTW dostawcy.

3. Paragony (bonnen).

Rozliczysz je tylko, jeśli zawierają wszystkie wymagane dane. Można je ująć jako koszty, ale często bez możliwości odliczenia VAT-u, ponieważ większość paragonów nie spełnia warunków pełnoprawnej faktury.

5. Wpływy z kasy (jeśli w swojej firmie prowadzisz sprzedaż gotówkową).

Dzienny/tygodniowy raport sprzedaży (kasregister of dagstaat).

Czy musisz rozliczać się kwartalnie?

W większości przypadków tak. Belastingdienst automatycznie przypisuje nowej firmie kwartalny tryb rozliczania BTW. Jeśli chcesz zmienić częstotliwość (np. na miesięczne rozliczenie), możesz o to zawnioskować – ale potrzebujesz uzasadnienia i zgody urzędu.

Jakie stawki VAT obowiązują w Holandii? Przeczytaj TUTAJ.

Kto rozlicza podatek BTW – Ty czy księgowy?

To zależy od Twojej wiedzy, doświadczenia i trybu pracy.

Samodzielne rozliczenie BTW

Dla kogo?

• Dla przedsiębiorców, którzy bardzo dobrze znają holenderskie przepisy
• Dla firm z niewielką liczbą transakcji i prostą strukturą

Co musisz zrobić?

1. Zalogować się na portal Belastingdienst.
2. Przejść do zakładki “Omzetbelasting”.
3. Wprowadzić dane do deklaracji kwartalnej (kwoty netto, VAT naliczony i należny).
4. Sprawdzić saldo i zapłacić podatek (jeśli dotyczy).

Uwaga: Belastingdienst nie wysyła przypomnień – musisz pilnować terminów samodzielnie. Przy samodzielnym rozliczeniu konieczna jest orientacja się w zasadach rozliczania kosztów firmowych.

Dowiedz się jak co możesz rozliczyć jako koszt firmowy w Holandii TUTAJ.

Jak działa system podatkowy w Holandii? Przeczytaj TU.

Rozliczenie z pomocą księgowego

Dla kogo?

• Dla firm z większą liczbą faktur.
• Dla przedsiębiorców, którzy chcą uniknąć błędów i kontroli.

Jak to działa?

1. Udostępniasz faktury i koszty księgowemu (najlepiej automatycznie przez eFaktura.nl).
2. Dla pewności i dokładności rozliczenia Twój księgowy może poprosić Cię o rekeningafschrift, czyli wyciąg z konta firmowego.
3. Księgowy wypełnia i składa deklarację BTW w Twoim imieniu.
4. Otrzymujesz raport z podsumowaniem i kwotą do zapłaty.

W eFaktura.nl możesz dać księgowemu dostęp do Twojej aplikacji, dzięki temu nie musisz niczego dostarczać, ani przesyłać mailem. Faktury i koszty do rozliczenia są widoczne na bieżąco, więc księgowy może przygotować rozliczenie bez Twojego zaangażowania.

Jakie są terminy rozliczeń kwartalnych?

Terminy rozliczeń kwartalnych są stałe:

Istotne jest, że termin złożenia deklaracji jest też ostateczną datą, kiedy musisz zapłacić należny podatek BTW.

Unikaj najczęstszych błędów przy rozliczeniach BTW

Zostawianie wszystkiego na ostatnią chwilę.

Rozliczenie BTW to nie zadanie „na ostatni wieczór”. Zbieranie faktur, uzupełnianie danych, sprawdzanie numerów VAT kontrahentów – o to warto pamiętać na co dzień.

Zrób to wcześniej. A najlepiej z pomocą aplikacji, która ułatwi Ci pilnowanie poprawności i systematyczności.

Brak pełnej dokumentacji kosztowej.

Wiele osób gubi paragony albo zapomina je zarejestrować. Przez to deklaracja BTW nie pokazuje pełnego obrazu firmy, a Ty płacisz więcej podatku.

Dodawaj koszty od razu do aplikacji i korzystaj z automatyzacji, jak mail z fakturą kosztową do [email protected].

Twój numer VAT lub kontrahenta jest błędny.

Numer VAT UE musi być poprawny i aktywny. Inaczej urząd skarbowy może zakwestionować stawkę 0% VAT.

W eFaktura.nl numer jest automatycznie sprawdzany w bazie VIES – masz pewność, że faktura pod tym kątem jest poprawna.

3 kroki, żeby rozliczenie BTW było proste

Zamiast stresu na koniec kwartału – pełna kontrola i porządek. Wystarczy, że wdrożysz te trzy proste kroki, a rozliczysz się na czas, bez nerwów i pominiętych dokumentów.

Krok 1: Połącz się ze swoim księgowym w eFaktura.nl

W aplikacji eFaktura.nl wejdź w Ustawienia → Mój księgowy i zaproś swoją księgową (lub księgowego) do współpracy. Dzięki temu:

• nie musisz wysyłać faktur osobno e-mailem,
• Twój księgowy ma zawsze dostęp do Twojej dokumentacji,
• a Ty zyskujesz spokój – wszystko jest uporządkowane i gotowe do rozliczenia.

Krok 2: Dodawaj faktury kosztowe na bieżąco

Masz nowy paragon lub fakturę? Dodaj go od razu do aplikacji! Skorzystaj z najwygodniejszej dla Ciebie opcji:

• zdjęcie kosztu telefonem,
• dodanie pliku z komputera lub telefonu,
• przesłanie faktury  kosztowej e-mailem na [email protected] – bez logowania do systemu!

Twój księgowy natychmiast widzi dodane dokumenty, a Ty niczego nie gubisz i nie odkładasz papierów na później.

Krok 3: Sprawdź wykres BTW

W aplikacji wejdź w Statystyki i zobacz, ile wynosi aktualnie Twoje zobowiązanie podatkowe. Śledząc dane na bieżąco:

• wiesz, ile musisz zapłacić,
• możesz wcześniej odłożyć pieniądze,
• unikasz stresu i niespodzianek od Belastingdienst.

Rozliczaj się na spokojnie z eFaktura.nl

Rozliczenia podatkowe nie muszą być stresujące. Jeśli działasz systematycznie, masz dobrą aplikację do administracji i współpracujesz z księgowym – cały proces staje się prosty.

W eFaktura.nl zadbaliśmy o to, byś nie musiał gromadzić papierów, sprawdzać ręcznie faktur czy martwić się o stawki VAT. Korzystając z eFaktura.nl rozliczysz się sprawnie, bezpiecznie i zawsze na czas.