4 kroki do dobrego workflow w branży budowlanej

Żeby doprowadzić projekt do końca tak, żeby od formalnej strony wszystko się zgadzało, musisz stanąć na głowie? Branża budowlana to prawdziwe wyzwanie. Jak zapanować nad chaosem i ulepszyć swój budowlany workflow?

Workflow, to inaczej mówiąc “przepływ pracy”, czyli sposób płynnego zarządzania różnymi etapami realizacji projektu, tak żeby usprawnić jego przebieg. Czy dobry workflow da się wdrożyć w branży budowlanej? Tak! Potrzebujesz dobrego planu, automatyzacji etapów pracy i funkcjonalnych rozwiązań!

Koniec tygodnia? Czas na fakturę.

W Holandii najczęściej obowiązuje tygodniowy system rozliczania pracy, szczególnie zasada ta obowiązuje w branży budowlanej. Oznacza to cotygodniowe fakturowanie na podstawie godzinówki.

Zatem co tydzień wystawiasz swojemu klientowi fakturę na podstawie przepracowanych godzin. W ciągu tego tygodnia zajmujesz się wieloma tematami, czasami prowadzisz też kilka projektów jednocześnie. Do tego każdy z tych projektów generuje dla Ciebie dodatkowe koszty – od materiałów, po kilometrówkę. Sporo tego! Twoja praca nie należy do najłatwiejszych, masz naprawdę dużo na głowie.

Co zrobić, żeby to wszystko poukładać i usprawnić? Możesz zatrudnić managera, który tym wszystkim zarządzi… Albo po prostu użyj systemu zaprojektowanego dokładnie z myślą o codziennych wyzwaniach Twojej pracy. Ciekawy jak to działa?

Krok 1. Zapisuj.

Znasz to uczucie, kiedy w piątek od rana próbujesz sobie przypomnieć, co robiłeś we wtorek, o której wyjechałeś z domu i kiedy do niego wróciłeś? Albo kiedy wertujesz kartki w kalendarzu, szukając śladu wskazówki, co działo się kilka dni temu? Pracując tak intensywnie masz prawo nie pamiętać wszystkiego!

Branża budowlana ma swoje wymagania, dlatego tak ważna jest systematyczność i dobre nawyki! Zapisując na bieżąco każdą pracę, jaką wykonujesz, zdejmujesz z siebie ciężar pamiętania o przepracowanych godzinach. Przyzwyczaisz się i będziesz to robił mechanicznie, bez większego namysłu. Zrób to szybko – w systemie w telefonie, w mniej niż minutę. Licz godziny, żeby spełnić kryterium godzinowe! Więcej przeczytaj TU.

Wybierz dzień, dodaj klienta i projekt. Pamiętaj, że na to, co wpiszesz w projekt potem wystawisz fakturę! Kładziesz tynki u klienta X – tak nazwij projekt. W opisie możesz dodać dodatkowe informacje, jeśli chcesz – pokażą się w uwagach do faktury. Czas START, czas STOP i gotowe – możesz działać dalej.

Zapisuj wszystko!

Dojeżdżasz do pracy własnym autem? Co rusz dowozisz na budowę brakujące materiały?

Rejestrując kilometry i koszty również możesz dodać ten sam projekt! Po co Ci kilometrówka? Przeczytaj TU Robiąc to na bieżąco zrobienie kompleksowego rozliczenie projektu to bułka z masłem – wszystkie dane masz pod ręką. Na koniec roboty dodaj do faktury linię z kilometrówką i poniesionymi kosztami materiałów.

Krok 2. Czas na podsumowanie pracy.

Skończyłeś pracę nad tynkami? Sprawdź ile czasu zajął Ci ten projekt pobierając zestawienie godzinowe.

Zaznacz w kalendarzu GODZINÓWKI okres czasu do rozliczenia i wybierz projekt, na który chcesz wystawić fakturę. System wygeneruje zestawienie godzinowe z wszystkimi potrzebnymi informacjami. Masz je dostępne w liście pod kalendarzem. Ty decydujesz, co ma stać się dalej!

Krok 3. Bezpieczniej z akceptacją.

Dobrą praktyką jest danie klientowi zestawienia do akceptacji przed wystawieniem faktury. Czy musisz to robić? Ze skarbowego punktu widzenia nie. Czy warto to robić? Zdecydowanie TAK.

Uzyskując akceptację podsumowania czasu pracy unikasz nieporozumień. Dodatkowo akceptacja klienta zabezpiecza Cię prawnie – jest twardą podstawą do wystawienia faktury – z tym nie da się dyskutować!

Jak uzyskać akceptację zestawienia? Pomińmy wszystkie rozwiązania “na piechotę”, czyli papierowe bloczki, sms’ki itp. Zajmijmy się konkretami.

• Możesz wysłać klientowi pobrane w pdf zestawienie na maila i poczekać na akcept.
• Masz pakiet PRO – możesz więcej! Wyślij zestawienie na maila razem z prośbą o akceptację (komunikat systemowy – nic nie musisz pisać) zestawienia prosto z systemu. Odpowiedź klienta trafi na Twoją skrzynkę mailową.
• Drugą opcją w pakiecie PRO jest użycie funkcji cyfrowego podpisu. Podaj klientowi swój telefon z oknem “dodaj do podpisu” – to miejsce na złożenie podpisu palcem na ekranie. Podpis klienta załączy się do dokumentu z zestawieniem godzin.

Krok 4. Wystaw fakturę!

Wszystko poszło gładko, klient zaakceptował zestawienie – czas na najprzyjemniejszy obowiązek.

• Zbierz wszystkie potrzebne elementy i wystaw fakturę – z godzinówką, ewentualnymi kosztami i kilometrówką. Rejestrowałeś wszystko w systemie na bieżąco? Dane są gotowe!
• Jesteś PRO? Zamień godzinówkę w fakturę jednym KLIK – uzupełnij dodatkowe koszty, wpisz stawkę godzinową i już. Zrobione! Wysyłając fakturę z poziomu godzinówki Twoje zestawienie czasu pracy dołączy się automatycznie do wiadomości. Naprawdę profesjonalnie!

Branża budowlana jest Ci bliska? eFaktura upraszcza wszystko!

Życzymy Ci, żebyś miał wiele okazji do wystawiania faktur, z przyjemnością i satysfakcją z wykonanej pracy. Wspaniale byłoby, żeby klienci płacili te faktury niezwłocznie.

• Zwlekają? Wyślij im przypomnienie, z systemu!