Faktury korygujące w Holandii

W prowadzeniu działalności zdarzają się sytuacje, gdy trzeba poprawić wcześniej wystawioną fakturę. Może to być efekt pomyłki, zmiany ustaleń z klientem albo decyzji o udzieleniu rabatu po zakończonym zleceniu. Niezależnie od przyczyny, w Holandii takie korekty rozlicza się za pomocą faktury korygującej, czyli creditnoty.

W tym wpisie pokażemy, kiedy należy wystawić creditnotę, jakie są wymogi formalne i jak zrobić to szybko i bezbłędnie w aplikacji eFaktura.nl.

W jakich sytuacjach wystawiasz creditnotę?

Creditnota to nic innego jak faktura „na minus” – wystawiana wtedy, gdy trzeba skorygować wcześniej zaksięgowany dokument. Najczęstsze przypadki to:

• Błąd na fakturze – np. błędna stawka, niewłaściwa kwota, pomyłka w danych klienta.
• Zwrócone lub niedostarczone towary/usługi – np. klient anulował część zamówienia, zrezygnował z projektu lub nie dostarczyłeś całego zakresu usług.
• Rabaty po fakcie – np. zniżka za wcześniejszą płatność, rabat lojalnościowy, negocjacja po realizacji usługi.
• Zniżki uzgodnione po wystawieniu faktury – np. przy długotrwałej współpracy lub reklamacji.

Warto pamiętać: creditnota dotyczy tylko już wystawionych faktur. Nie wystawia się jej zamiast faktury pierwotnej – służy jedynie do jej korekty.

Creditnota – jakie musi spełniać wymagania?

Z punktu widzenia formalnego faktura korygująca powinna zawierać dokładnie te same elementy co zwykła faktura, zgodnie z wymaganiami Belastingdienst.

To oznacza, że powinna zawierać m.in.:

• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, numer BTW),
• numer i datę wystawienia dokumentu,
• opis usługi/towaru,
• ilość i jednostki,
• kwoty netto i VAT (z zaznaczeniem stawki),
• łączną wartość faktury (w tym przypadku ujemną).

Numeracja:
Creditnota nie otrzymuje oddzielnej numeracji – wystawiasz ją zgodnie z ciągiem numerów faktur w swojej firmie. Powinna być kolejnym dokumentem w serii. Dla przejrzystości warto użyć słowa CREDITNOTA w nagłówku lub opisie – choć nie jest to formalnie wymagane, ułatwia orientację i rozliczenia.

Nie wolno usuwać lub modyfikować pierwotnej faktury. Korekta powinna być przejrzysta, udokumentowana i możliwa do prześledzenia w razie kontroli.

Jak wystawić creditnotę w eFaktura.nl?

W eFaktura.nl wystawienie faktury korygującej jest szybkie i intuicyjne. Oto jak to zrobić krok po kroku:

1. Wejdź w „Wystaw fakturę”
Zacznij jak przy zwykłej fakturze.

2. Wybierz klienta z listy
Wybierz kontrahenta, którego dotyczy korekta.

3. W opisie wpisz, czego dotyczy korekta
Np. „Creditnota – korekta za niewykonane metry kafelkowania, faktura nr 021/2024”. Dobrze, by opis jasno odnosił się do pierwotnej faktury.

4. Wprowadź kwoty z minusem
Np. jeśli chcesz skorygować 2.000 euro, wpisz: € -2.000,00. Ujemne kwoty netto i VAT zostaną poprawnie zaksięgowane w systemie.

5. Zapisz i pobierz PDF
Gotowe! Możesz pobrać dokument i wysłać go do klienta.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda creditnota w praktyce – zajrzyj do konta DEMO w eFaktura.nl. Znajdziesz tam przykładowe faktury, w tym creditnotę jako fakturę nr 6.