Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur wprowadza nowy sposób obiegu faktur w Polsce. Dokument nie jest już wyłącznie przekazywany między firmami, ale trafia do centralnego systemu prowadzonego przez administrację skarbową. Od momentu rejestracji w KSeF Twoja faktura funkcjonuje jako oficjalny dokument w obiegu podatkowym.

W tym artykule wyjaśniamy, jak działa KSeF w praktyce – co dzieje się z fakturą po jej wystawieniu, w którym momencie jest uznawana za wystawioną oraz jak zmienia się rola przedsiębiorcy, odbiorcy i księgowości w nowym modelu fakturowania.

Co właściwie zmienia KSeF?

Przy pierwszym kontakcie z KSeF wielu przedsiębiorców zadaje proste pytanie: „Wystawiam fakturę, wysyłam ją klientowi i na tym koniec. Nie wystarczy?”. Do tej pory faktura rzeczywiście funkcjonowała głównie między firmami – była przesyłana mailem, poprawiana w razie potrzeby i często istniała w kilku wersjach, na których równolegle pracowała księgowość.

KSeF zmienia ten model, bo wprowadza jeden, centralny obieg, w którym faktura po wystawieniu trafia do systemu państwowego i zostaje tam zarejestrowana jako oficjalny dokument. Od tego momentu nie krąży już w różnych wersjach między stronami, lecz funkcjonuje w jednym obiegu.

Jak wygląda to w praktyce? 

Jeśli jesteś przedsiębiorcą z firmą w Polsce, z Twojej perspektywy początek procesu wcale nie wygląda rewolucyjnie. Fakturę nadal wystawiasz w swoim systemie do faktur zintegrowanym z KSeF, jak eFaktura.nl – wypełniasz dane kontrahenta, kwoty, stawki VAT. Formularz pozostaje prosty i znajomy.

Przedsiębiorcy, którzy nie używają systemu do fakturowania z integracją KSeF, mogą wystawiać e-faktury bezpośrednio w rządowej aplikacji KSeF, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Taka ścieżka pozwala spełnić obowiązek formalny, jednak w praktyce oznacza pracę w osobnym systemie i brak automatyzacji obiegu dokumentów. Z tego powodu część firm traktuje ją raczej jako rozwiązanie przejściowe lub awaryjne niż codzienny sposób fakturowania.

Kluczowa różnica polega na tym, że zmienia się moment uznania faktury za wystawioną. W nowym modelu Twoja faktura jest traktowana jako wystawiona dopiero w chwili przyjęcia jej i nadania numeru przez KSeF, a nie w momencie samego utworzenia dokumentu.

To oznacza, że:

• data wystawienia faktury jest powiązana z momentem rejestracji w systemie,
  
• faktura nie „istnieje” formalnie przed przejściem przez KSeF,
  
• system staje się punktem odniesienia dla wszystkich stron transakcji.

W praktyce oznacza to zmianę w obiegu i statusie faktury, a nie w samym procesie jej przygotowania – sposób wypełniania dokumentu pozostaje taki sam, zmienia się natomiast moment, w którym faktura staje się formalnie obowiązująca.

Chcesz lepiej zrozumieć sens zmian, które niesie za sobą KSeF? Przeczytaj TUTAJ.

KSeF jako centralne miejsce dla faktur

W nowym modelu faktura nie kończy swojej drogi w momencie przekazania jej kontrahentowi. Po wysłaniu trafia do Krajowego Systemu e-Faktur i jest tam przechowywana przez administrację skarbową przez okres wymagany przepisami prawa. Oznacza to, że faktura funkcjonuje w jednym, oficjalnym systemie i nie wymaga od przedsiębiorcy osobnego długoterminowego archiwizowania wyłącznie na potrzeby podatkowe.

To istotna różnica w porównaniu z Peppol. Peppol służy do bezpiecznej wymiany dokumentów między firmami, ale sam w sobie nie pełni funkcji przechowywania faktur. Dokument jest przesyłany do odbiorcy, natomiast obowiązek jego archiwizacji pozostaje po stronie firm i ich systemów księgowych.

Poczytaj więcej o podstawach działania Peppol TUTAJ.

W KSeF faktura nie jest jedynie przekazywana dalej, lecz pozostaje w systemie jako dokument zarejestrowany i dostępny dla uprawnionych stron. Dzięki temu przy kontrolach, wyjaśnieniach lub odtwarzaniu dokumentacji sprzed lat nie trzeba opierać się na kopiach z maili, dysków czy lokalnych archiwów – punktem odniesienia jest zawsze faktura zapisana w KSeF.

Co dokładnie sprawdza KSeF?

W momencie wysyłki faktury do KSeF system nie analizuje treści biznesowej transakcji, ale sprawdza poprawność formalną i strukturalną dokumentu. Chodzi m.in. o:

• kompletność wymaganych danych,
  
• poprawny format faktury,
  
• zgodność ze schematem obowiązującym w KSeF.

Jeśli dokument spełnia te warunki, zostaje przyjęty i otrzymuje numer KSeF. Jeśli nie – faktura nie trafia do obiegu i wymaga poprawy jeszcze przed jej „oficjalnym” wystawieniem. To właśnie na tym etapie system przejmuje część kontroli, która wcześniej spoczywała na przedsiębiorcy i księgowości.

Co z korektami faktur?

W KSeF, podobnie jak fakturach wysłanych do Peppol, nie możesz poprawić wystawionej faktury. Jeśli pojawi się błąd, zastosuj korektę – wystawianą również w systemie KSeF i powiązaną z pierwotnym dokumentem.

Dla przedsiębiorców oznacza to:

• mniej „szybkich poprawek na maila”,
  
• większą formalność korekt,
  
• ale też jednoznaczną historię dokumentów.

Znika sytuacja, w której różne strony pracują na niezgodnych wersjach tego samego dokumentu. Korekty są powiązane z pierwotną fakturą, dzięki czemu zarówno klient, jak i księgowość odnoszą się do tej samej, aktualnej dokumentacji.

Rola księgowości w nowym modelu

W nowym modelu księgowość nie musi już bazować na przesyłanych plikach, załącznikach i „ostatecznych wersjach” dokumentów po poprawkach. Pracuje na fakturach, które zostały wcześniej zweryfikowane formalnie przez system, co ogranicza liczbę korekt i dodatkowych wyjaśnień. Dla przedsiębiorcy oznacza to mniej telefonów, mniej niejasności i spokojniejsze zamknięcie okresu rozliczeniowego.

KSeF a firmy działające za granicą 

Jeśli prowadzisz firmę zarejestrowaną w Polsce, KSeF pozostaje Twoim obowiązkiem niezależnie od tego, gdzie fizycznie wykonujesz usługi. Faktura dla zagranicznego kontrahenta również przechodzi przez KSeF, jeśli wynika to z polskich przepisów.

Jednocześnie w praktyce:

• zagraniczny klient może oczekiwać faktury w standardzie Peppol,
  
• faktury kosztowe z Belgii bardzo często trafiają już wyłącznie przez Peppol,
  
• firmy działające międzynarodowo muszą poruszać się między różnymi systemami.
  

Dlatego KSeF i Peppol nie są alternatywami, ale różnymi elementami jednego obiegu dokumentów, które trzeba umiejętnie połączyć.

Ważne: Aby zachować spójność dokumentów, faktura powinna być najpierw wystawiona i zarejestrowana w KSeF. Dopiero po nadaniu jej numeru KSeF może zostać przekazana dalej do kontrahenta przez Peppol. Dzięki temu ta sama faktura funkcjonuje w obiegu krajowym i międzynarodowym, bez rozbieżności w danych.

Czy to oznacza więcej pracy? 

Na początku rzeczywiście pojawia się poczucie większej kontroli i mniejszego marginesu na błędy, a faktura staje się dokumentem „bardzo serio”.  Jednocześnie założenie jest takie, że z czasem nie przybywa obowiązków, lecz zmienia się sposób ich realizacji – system przejmuje część czynności, które wcześniej wymagały ręcznej kontroli i dodatkowych wyjaśnień.

Co warto zapamiętać?

KSeF nie zmienia sensu fakturowania, lecz porządkuje jego formalną stronę. Wprowadza jeden punkt odniesienia dla dokumentów, jasno określa moment, w którym faktura staje się oficjalna, oraz przejmuje obowiązek jej przechowywania przez okres wymagany przepisami.

Dla firm zarejestrowanych w Polsce — również tych działających za granicą — KSeF jest podstawowym obowiązkiem krajowym, niezależnym od tego, czy kontrahenci oczekują faktur w innych standardach, takich jak Peppol. W praktyce oznacza to, że obieg faktury zawsze zaczyna się w KSeF, a dopiero potem może być rozszerzony o rozwiązania międzynarodowe.

We wdrażaniu nowego obowiązku duże znaczenie ma wybór narzędzia. Korzystanie z zintegrowanych i certyfikowanych systemów, takich jak eFaktura.nl, pozwala zachować prostotę codziennej pracy. Integracja z KSeF, bieżące wsparcie, dostęp do aktualnych informacji oraz czytelny sposób pracy z dokumentami sprawiają, że zmiana pozostaje uporządkowana i przewidywalna — zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla księgowości.