Jak przechowywać paragony i faktury kosztowe?
Jak przechowywać paragony i faktury kosztowe? W jakiej formie przekazać koszty księgowemu? Poznaj wytyczne dla firm w Holandii.
Regularnie stresujesz się próbując odczytać wyblakłą treść paragonu z kosztami paliwa?
Te wygniecione papierki w Twoim portfelu to przecież ważny dokument księgowy! Raz do roku od tego, jak dokładnie rejestrowałeś koszty prowadzenia firmy zależy wysokość podatku jaki zapłacisz. Jak zatem uporządkować paragony i inne dokumenty kosztowe prowadząc działalność w Holandii?
Czy muszę przechowywać paragony?
Tak – musisz przechowywać paragony, które wliczyłeś w koszty firmowe przez co najmniej 7 lat. Co możesz rozliczyć jako koszt Twojej działalności przeczytaj TU. Jeśli nie dopełnisz tego obowiązku będziesz musiał zwrócić różnicę w uldze podatkowej, którą otrzymałeś z tytułu poniesionego kosztu. Dodatkowo możesz zostać obciążony grzywną. Rejestrowanie paragonów i faktur kosztowych jest więc Twoim obowiązkiem jako przedsiębiorcy w Holandii. Jak przygotować się na kontrolę skarbową w Holandii dowiesz się TU. Tym bardziej ważne, żeby robić to z głową i możliwie prosto!
Jak przechowywać paragony i faktury z kosztami?
Belastingdiest, czyli holenderska skarbówka, precyzyjnie określa w jaki sposób przechowywać dokumenty kosztowe. Podstawowa zasada mówi, że faktury masz przechowywać w formie, w jakiej je otrzymałeś. Zatem, jeśli otrzymałeś fakturę w formie elektronicznej (np.PDF) powinieneś przez najbliższych 7 lat mieć do niej dostęp w takiej wersji właśnie. Uściślając – wydruk faktury, którą dostałeś np. mailem nie wystarczy – musisz mieć ją zapisaną w wersji cyfrowej.
Jeśli otrzymałeś fakturę fizycznie “do ręki”, wtedy możesz przeprosić się ze starym dobrym segregatorem i przechowywać ją w ten dość już archaiczny sposób. Jeśli jednak za pomocą dokładnego skanu lub fotografii zachowasz fakturę w wersji cyfrowej, wciąż spełnisz wymagania skarbówki.
Pamiętaj, żeby robiąc skan lub zdjęcie paragonu, czy faktury zakupowej upewnić się, że dokument jest w wersji cyfrowej kompletny i czytelny.
Paragony z biegiem czasu blakną, co za tym idzie informacje na nich stają się mało wyraźne. Dlatego najlepiej zachować je w wersji cyfrowej. Po upewnieniu się, że zdjęcie, czy skan paragonu jest dobrej jakości, świstek możesz wyrzucić do śmieci.
3 złote zasady jak przechowywać dokumenty z kosztami
1. Nie odkładaj tego na później.
Dostałeś właśnie paragon np. z paliwo, trzymasz go w ręku i korci Cię, żeby wsunąć kwitek do kieszeni? STOP! Zrób wcześniej zdjęcie! Zajmie Ci to ułamek sekundy, a przy okazji masz gwarancję, że tym razem nie wypierzesz paragonu razem ze spodniami.
2. Wyrób w sobie dobry nawyk.
Ustal, że np. raz w tygodniu porządkujesz firmowe dokumenty, w tym paragony. Robiłeś wcześniej zdjęcia? Świetnie! Teraz jest moment opisania i podpięcia paragonu pod konkretnego klienta, czy projekt. Jeśli będziesz to odwlekał w nieskończoność część informacji zapomnisz, a część pomylisz.
Z czasem dobra praktyka systematyczności wejdzie Ci w krew i unikniesz dzięki temu “paragonowej gorączki” przed rozliczeniem podatkowym.
3. Nie bądź dinozaurem!
Skoro urząd skarbowy w Holandii dopuszcza przechowywanie dokumentów kosztowych w formie elektronicznej, pożegnaj segregatory i korzystaj z nowoczesnego systemu do administracji dla firm. W eFaktura utrzymywanie porządku w kosztach firmowych jest dziecinnie proste, a przy tym profesjonalne.
- Dodawaj elektroniczne dokumenty
- Dodawaj zdjęcia paragonów
- Podpinaj dokumenty pod konkretne projekty, czy klientów (np. w przypadku faktur zakupowych)
- Eksportuj dokumenty w formacie skompresowanego folderu ZIP i wyślij je księgowemu
- Zaproś swojego księgowego do korzystania z eFaktura – niech Twoje koszty pobierze sam!
Na koniec pamiętaj, że możesz być spokojny o bezpieczne przechowywanie Twoich dokumentów – system eFaktura robi to za Ciebie.
