Jak przechowywać paragony i faktury kosztowe?

Jak przechowywać paragony i faktury kosztowe? W jakiej formie przekazać koszty księgowemu? Poznaj wytyczne dla firm w Holandii.

Regularnie stresujesz się próbując odczytać wyblakłą treść paragonu z kosztami paliwa?
Te wygniecione papierki w Twoim portfelu to przecież ważny dokument księgowy! Raz do roku od tego, jak dokładnie rejestrowałeś koszty prowadzenia firmy zależy wysokość podatku jaki zapłacisz. Jak zatem uporządkować paragony i inne dokumenty kosztowe prowadząc działalność w Holandii?

Czy muszę przechowywać paragony?

Tak – musisz przechowywać paragony, które wliczyłeś w koszty firmowe przez co najmniej 7 lat. Co możesz rozliczyć jako koszt Twojej działalności przeczytaj TU. Jeśli nie dopełnisz tego obowiązku będziesz musiał zwrócić różnicę w uldze podatkowej, którą otrzymałeś z tytułu poniesionego kosztu. Dodatkowo możesz zostać obciążony grzywną. Rejestrowanie paragonów i faktur kosztowych jest więc Twoim obowiązkiem jako przedsiębiorcy w Holandii. Jak przygotować się na kontrolę skarbową w Holandii dowiesz się TU. Tym bardziej ważne, żeby robić to z głową i możliwie prosto!

Jak przechowywać paragony i faktury z kosztami?

Belastingdiest, czyli holenderska skarbówka, precyzyjnie określa w jaki sposób przechowywać dokumenty kosztowe. Podstawowa zasada mówi, że faktury masz przechowywać w formie, w jakiej je otrzymałeś. Zatem, jeśli otrzymałeś fakturę w formie elektronicznej (np.PDF) powinieneś przez najbliższych 7 lat mieć do niej dostęp w takiej wersji właśnie. Uściślając – wydruk faktury, którą dostałeś np. mailem nie wystarczy – musisz mieć ją zapisaną w wersji cyfrowej.

Jeśli otrzymałeś fakturę fizycznie “do ręki”,  wtedy możesz przeprosić się ze starym dobrym segregatorem i przechowywać ją w ten dość już archaiczny sposób. Jeśli jednak za pomocą dokładnego skanu lub fotografii zachowasz fakturę w wersji cyfrowej, wciąż spełnisz wymagania skarbówki.

Pamiętaj, żeby robiąc skan lub zdjęcie paragonu, czy faktury zakupowej upewnić się, że dokument jest w wersji cyfrowej kompletny i czytelny.

Paragony z biegiem czasu blakną, co za tym idzie informacje na nich stają się mało wyraźne. Dlatego najlepiej zachować je w wersji cyfrowej. Po upewnieniu się, że zdjęcie, czy skan paragonu jest dobrej jakości, świstek możesz wyrzucić do śmieci.

3 złote zasady jak przechowywać dokumenty z kosztami

1. Nie odkładaj tego na później.

Dostałeś właśnie paragon np. z paliwo, trzymasz go w ręku i korci Cię, żeby wsunąć kwitek do kieszeni? STOP! Zrób wcześniej zdjęcie! Zajmie Ci to ułamek sekundy, a przy okazji masz gwarancję, że tym razem nie wypierzesz paragonu razem ze spodniami.

2. Wyrób w sobie dobry nawyk.

Ustal, że np. raz w tygodniu porządkujesz firmowe dokumenty, w tym paragony. Robiłeś wcześniej zdjęcia? Świetnie! Teraz jest moment opisania i podpięcia paragonu pod konkretnego klienta, czy projekt. Jeśli będziesz to odwlekał w nieskończoność część informacji zapomnisz, a część pomylisz.

Z czasem dobra praktyka systematyczności wejdzie Ci w krew i unikniesz dzięki temu “paragonowej gorączki” przed rozliczeniem podatkowym.

3. Nie bądź dinozaurem!

Skoro urząd skarbowy w Holandii dopuszcza przechowywanie dokumentów kosztowych w formie elektronicznej, pożegnaj segregatory i korzystaj z nowoczesnego systemu do administracji dla firm. W eFaktura utrzymywanie porządku w kosztach firmowych jest dziecinnie proste, a przy tym profesjonalne.

• Dodawaj elektroniczne dokumenty
• Dodawaj zdjęcia paragonów
• Podpinaj dokumenty pod konkretne projekty, czy klientów (np. w przypadku faktur zakupowych)
• Eksportuj dokumenty w formacie skompresowanego folderu ZIP i wyślij je księgowemu
• Zaproś swojego księgowego do korzystania z eFaktura – niech Twoje koszty pobierze sam!

Na koniec pamiętaj, że możesz być spokojny o bezpieczne przechowywanie Twoich dokumentów – system eFaktura robi to za Ciebie.