Dla każdego przedsiębiorcy kontrola podatkowa niesie za sobą wiele obaw. Chcesz wiedzieć czego dotyczą zazwyczaj kontrole skarbowe w Holandii i jak prowadzić administrację swojej firmy aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji?

Co i jak kontroluje holenderska skarbówka (NL: Belastingdienst)?

Kontrole skarbowe mają na celu ustalenie, czy podawane w Twoich deklaracjach podatkowych informacje są prawdziwe oraz czy rozliczenia wykonywane są prawidłowo. Najistotniejsze kwestie to:

  • prawidłowe i kompletne fakturowanie obrotów firmy,
  • prawidłowe odliczanie kosztów prowadzenia działalności,
  • zastosowanie ulg i pomniejszeń dla przedsiębiorców,
  • rozliczenia związane z użytkowaniem w firmie samochodu,
  • prawidłowe rozliczenie podatku VAT (NL: BTW).

Belastingdienst zazwyczaj kontroluje dane podatnika automatycznie. Pochodzą one z wielu źródeł – na przykład deklaracji podatkowych, gminy czy Twojego banku. Jeżeli w czasie takiej automatycznej kontroli system natrafi na coś niejasnego, możesz spodziewać się listu z powiadomieniem o kontroli inspektora skarbowego w Twojej firmie. Może się zdarzyć, że Twoja firma zostanie wylosowana do kontroli bez konkretnego powodu. Jest to tzw. kontrola losowa (NL: steekproefcontrole).

 

U kogo kontrola?

Kontrole skarbowe zdarzają się zarówno u dużych, średnich jak i małych firm – ma tu jednej reguły. W roku 2018 na przykład skontrolowano 713 dużych firm, 12.800 średnich oraz 6.900 małych przedsiębiorstw.
Dobrą praktyką ze strony holenderskiej skarbówki jest kontakt inspektora podatkowego z młodym przedsiębiorcą, do 6 miesięcy od rejestracji jego firmy w Kvk. W takich okolicznościach inspektor ma jedynie na celu upewnienie się, że przedsiębiorca zna i prawidłowo stosuje zasady podatkowe.
Dodatkowo każdego roku Belastingdienst zwraca większą uwagę na konkretne zagadnienie, tj. jak rejestracja czasu pracy czy kilometrówka samochodu w firmie.

 

Zdalnie czy z wizytą?

Jak już wspominaliśmy, kontrole podatkowe zazwyczaj odbywają się zdalnie. Może też zdarzyć się, że inspektor odwiedzi Cię osobiście – wtedy będzie chciał mieć wgląd w Twoją dokumentację finansową. Przygotuj dla niego nie tylko faktury i paragony, ale też wyciągi bankowe, oferty, rejestrację czasu pracy i administrację pojazdów – w tym wypadku im więcej rzetelnych dokumentów, tym lepiej.

 

5 rad jak nie dać się zaskoczyć

1. Twoje faktury muszą być wystawiane prawidłowo

Wystawiając faktury dla swoich klientów, musisz zwrócić uwagę na wymogi, które narzuca Urząd Skarbowy. Chodzi tutaj nie tylko o zastosowanie prawidłowej stawki VAT (BTW) ale także o inne informacje na fakturze, np: prawidłowa numeracja, kompletne dane Twojej firmy oraz dane klienta. Więcej na temat prawidłowej faktury możesz przeczytać TUTAJ.

2. Licz czas pracy

W czasie kontroli często będą stawiane pytania na temat ilości godzin, które poświęciłeś w danym roku na prowadzenie swojej działalności gospodarczej. Pamiętaj, że w roku kalendarzowym musisz mieć ich co najmniej 1225. Do limitu tego zaliczają się godziny, które bezpośrednio spędziłeś na zleceniu dla klienta. Dodatkowo zaliczyć można tzw. godziny pośrednie, czyli czas spędzony na pozyskaniu nowego klienta, pisaniu ofert, prowadzeniu administracji firmy, dojazdach firmowych itp.
Pamiętaj, że dzięki spełnieniu kryterium godzinowego możesz skorzystać z pomniejszenia kwoty do opodatkowania (e7.030 w 2020), a jako startująca firma możesz uzyskać dodatkowe pomniejszenie (e2.123). Przeczytaj więcej https://efaktura.nl/rejestracja-czasu-pracy-nigdy-byla-prosta/

3. Prowadź administrację pojazdów w firmie

W Holandii sprawa prawidłowej administracji pojazdów jest dosyć skomplikowana. Ważnym elementem jest prowadzenia odpowiednio rejestracji kilometrów. Jeżeli robisz to prawidłowo, możesz zaoszczędzić duże kwoty podatku. Jeżeli zaniedbasz temat rejestracji kilometrów, może to kosztować Cię dużo pieniędzy. Jak prowadzić prawidłowo administrację pojazdu, dowiesz się czytając dalej https://efaktura.nl/prosty-sposob-na-rejestracje-kilometrow/

4. Archiwizuj dokumenty

Przechowuj dokumenty przez co najmniej 7 lat – inspektor wyrywkowo może zweryfikować Twoje dokumenty księgowe z tego okresu. W niektórych sytuacjach okres przechowywania dokumentów wynosi nawet 10 lat, np. kiedy kupisz nieruchomość dla firmy lub świadczysz usługi cyfrowe.

Pamiętaj przy tym, że dokumenty, o które może pytać inspektor to nie tylko paragony i faktury, ale także wyciągi bankowe, oferty, rejestr czasu pracy, rejestr kilometrów, a nawet kalendarz firmowy.

5. Korzystaj z fachowej pomocy!

Żeby zachować porządek w tzw „papierologii” warto używać przeznaczonego do tego programu. Program taki ułatwi Ci prawidłowe wystawianie faktur, ułatwi także rejestrację czasu pracy i kilometrów. Zwróć uwagę, żeby program taki spełniał wytyczne Belastingdienst. Możesz też poprosić o wsparcie biuro rachunkowe, z którym współpracujesz.

Wbrew obiegowym opiniom, nie należy się obawiać kontroli. Wizytujący inspektor podatkowy nie szuka za wszelką cenę sposobu na wręczenie Ci kary, a zwyczajnie bada Twoją sytuację administracyjną –  sprawdza czy Twoje zeznania podatkowe są prawidłowe, czy przysługują Ci ulgi podatkowe, które zostały naliczone. Kontroluje też w jaki sposób organizujesz swoją dokumentację podatkową i w razie niejasności służy radą i wsparciem. Prowadząc administrację firmy solidnie i systematycznie możesz mieć spokojną głowę, a niespodziewana kontrola Belastingdienst będzie tylko formalnością.