Klient nie płaci na czas – co robić?

Jako przedsiębiorca prędzej czy później możesz trafić na klienta, który nie zapłaci faktury w terminie albo nie zapłaci jej wcale. To stresujące, ale w praktyce bardzo częste. Na szczęście istnieje jasny i skuteczny plan działania, który pozwala odzyskać pieniądze i jednocześnie zachować profesjonalne relacje biznesowe.

Poniżej znajdziesz sprawdzony schemat postępowania — zgodny z holenderskimi przepisami.

Zacznij od dobrej faktury

Dobrze przygotowana faktura to podstawa każdej skutecznej windykacji. Jeśli dokument jest niejasny lub zawiera błędy, klient może celowo (lub nie) opóźniać płatność.

Na fakturze zawsze powinny znaleźć się:

• data wystawienia,
• konkretny termin płatności,
• pełne dane Twojej firmy i klienta,
• numer faktury,
• kwota netto, VAT i kwota brutto,
• jasny opis usługi lub towaru.

W Holandii standardowy termin płatności wynosi 14–30 dni. Zgodnie z ustawą o terminach płatności, faktura powinna zostać opłacona najpóźniej 30 dni od jej otrzymania, o ile strony nie ustaliły inaczej.

Dłuższy termin (maks. 60 dni) jest możliwy tylko wtedy, gdy został uzgodniony z góry — najlepiej w umowie lub ogólnych warunkach współpracy.

Uwaga: jeśli współpracujesz z dużą firmą lub korporacją i zaakceptowałeś jej warunki (np. 45 lub 60 dni), obowiązują Cię zasady zapisane w umowie.

Jakie są “czerwone fagi” w umowach z kontrahentami? Przeczytaj TUTAJ.

Przyjazne przypomnienie o płatności

Minął termin płatności, a pieniędzy nadal nie ma? Pierwszym krokiem powinno być przyjazne przypomnienie.

Wystarczy krótki, rzeczowy e-mail:

• bez oskarżeń,
• z numerem faktury,
• z informacją, że termin płatności już minął,
• z prośbą o uregulowanie należności.

W wielu przypadkach klient po prostu:

• przeoczył fakturę,
• pomylił terminy,
• założył, że już zapłacił.

W eFaktura.nl możesz wysłać takie przypomnienie jednym kliknięciem, bez pisania maila od zera. To szybkie i profesjonalne rozwiązanie, które w większości przypadków działa.

Kontakt telefoniczny – jeśli przypomnienie nie zadziałało

Jeżeli po przypomnieniu nadal nie ma płatności, warto zadzwonić do klienta. Masz do tego pełne prawo.

Podczas rozmowy:

• zachowaj spokój i rzeczowy ton,
• zapytaj, dlaczego faktura nie została opłacona,
• ustal konkretną datę zapłaty.

Często już sama rozmowa telefoniczna znacząco zwiększa szanse na szybkie uregulowanie należności.

Drugie przypomnienie i wezwanie do zapłaty

Jeśli klient nie dotrzyma ustalonego terminu, czas na kolejny krok — wezwanie do zapłaty.

W tym momencie warto jasno zaznaczyć, że:

• brak płatności spowoduje podjęcie dalszych działań,
• mogą zostać naliczone odsetki i koszty windykacji.

To nadal nie jest krok sądowy, ale sygnał, że sytuacja staje się poważna.

Odsetki ustawowe i koszty windykacji

Jeżeli klient płaci po terminie lub nie płaci wcale, masz prawo do:

• handlowych odsetek ustawowych (w transakcjach B2B),
• zwrotu kosztów windykacji.

Handlowe odsetki ustawowe

Obowiązują w transakcjach między firmami i z administracją publiczną. Można je naliczać już od dnia po terminie płatności, nawet jeśli nie było dodatkowego przypomnienia.

Koszty windykacji

To koszty, które ponosisz, aby odzyskać należność. Ich wysokość jest regulowana prawnie. W praktyce warto:

• pierwsze przypomnienie wysłać bez dodatkowych kosztów,
• dopiero przy dalszych krokach informować o ich naliczaniu.

Ostateczny krok: prawnik lub windykacja

Jeśli faktura nadal nie zostanie opłacona, pozostaje skorzystać z pomocy specjalisty:

• firmy windykacyjnej,
• prawnika,
• komornika.

Specjalista pomoże dobrać właściwą ścieżkę: od formalnej windykacji, przez postępowanie sądowe, aż po sprawdzenie sytuacji finansowej dłużnika.

To także dobry moment, by sprawdzić, czy w przyszłości nie warto:

• doprecyzować warunków płatności w umowach,
• dodać zapisy o odsetkach i kosztach windykacji,
• korzystać z narzędzi, które porządkują fakturowanie i przypomnienia.

Zobacz jak w takiej sytuacji może pomóc Ci OFERTA. Przeczytaj TUTAJ.

Jak uniknąć problemów z płatnościami w przyszłości?

Choć nie da się wyeliminować wszystkich opóźnień, możesz znacząco zmniejszyć ryzyko:

• wystawiając faktury od razu po wykonaniu usługi,
• jasno określając terminy płatności,
• korzystając z automatycznych przypomnień w eFaktura.nl,
• zapisując warunki płatności w umowie lub ofercie.

Klient niepłacący faktury to problem, ale nie sytuacja bez wyjścia. Działając krok po kroku, zgodnie z przepisami, zwiększasz szanse na odzyskanie pieniędzy i chronisz swoją płynność finansową.

Jeśli chcesz mieć lepszą kontrolę nad fakturami i płatnościami — narzędzia do fakturowania i automatycznych przypomnień naprawdę robią różnicę.