Nowe przepisy o fakturach elektronicznych w Niemczech
Od 1 stycznia 2025 roku w Niemczech zaczął obowiązywać nowy wymóg dotyczący wystawiania i przesyłania faktur w formacie elektronicznym (e-faktur). Te zmiany to część europejskiej strategii cyfryzacji, która ma na celu standaryzację procesów księgowych i uproszczenie rozliczeń podatkowych. Przepisy dotyczą wszystkich firm działających na niemieckim rynku.
Co to są faktury elektroniczne i dlaczego są wprowadzane?
Faktura elektroniczna to dokument wystawiany, przesyłany i odbierany w ustrukturyzowanym formacie cyfrowym, który umożliwia automatyczne przetwarzanie danych przez systemy księgowe. Format e-faktury musi być zgodny z normą europejską EN 16931, co oznacza, że zwykłe PDF-y czy faktury papierowe nie będą już wystarczające.
W Niemczech akceptowane są dwa główne formaty:
- XRechnung – standard w formacie XML zalecany przez niemiecką administrację, zgodny z europejską normą EN 16931.
- ZUGFeRD – format hybrydowy, który łączy dane elektroniczne w formie kodu z dokumentem czytelnym dla każdego (np. w PDF).
Przepisy wprowadzające e-faktury mają na celu poprawę przejrzystości transakcji i ograniczenie możliwości oszustw podatkowych. Dodatkowo ich celem jest redukcja kosztów administracyjnych oraz przyspieszenie obiegu dokumentów między przedsiębiorstwami.
Na poziomie europejskim planowane jest wdrożenie systemu Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line), który ma ujednolicić i ułatwić wymianę e-faktur między kontrahentami w całej Unii Europejskiej.
Kogo dotyczy ta zmiana, a kto pod nią nie podlega?
Zmiany dotyczą wszystkich transakcji między firmami (B2B), w których zarówno dostawca, jak i odbiorca mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech.
Polskie firmy również są objęte tym obowiązkiem, jeśli:
- sprzedają produkty lub usługi na rynku niemieckim,
- posiadają oddział lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech,
- realizują transakcje lokalne B2B podlegające niemieckiemu prawu podatkowemu.
Obowiązek e-fakturowania nie dotyczy faktur o wartości poniżej 250 euro, transakcji z konsumentami (B2C) oraz transakcji transgranicznych, takich jak między Polską a Niemcami.
Polska firma i niemiecki klient – poznaj podstawowe zasady TUTAJ.
Jakie nowe obowiązki mają przedsiębiorcy?
Od 1 stycznia 2025 roku firmy muszą być gotowe do:
- Odbierania e-faktur: Każdy przedsiębiorca powinien posiadać system umożliwiający przyjmowanie faktur w formacie XRechnung lub ZUGFeRD.
- Wystawiania e-faktur: W kolejnych latach obowiązek wystawiania e-faktur będzie obejmował coraz więcej firm – począwszy od tych o obrotach powyżej 800 000 euro w 2027 roku, aż po wszystkie przedsiębiorstwa w 2028 roku.
Faktury niespełniające wymogów (np. papierowe lub PDF-y bez danych w ustrukturyzowanym formacie) będą traktowane jako „inne faktury” i nie będą uznawane przez niemiecką administrację podatkową.
Jak wygląda faktura XML?
Kiedy otworzysz fakturę w formacie XML wygląda ona jak ciąg znaków. Jest to kod, który pozwala systemom księgowym automatycznie odczytywać dane, takie jak nazwa sprzedawcy, numer faktury czy kwoty. Plik nie ma tradycyjnego układu graficznego, ale może być przekształcony na czytelny wygląd za pomocą odpowiednich narzędzi.
Jak stworzyć fakturę elektroniczną w odpowiednim formacie?
Tworzenie e-faktur wymaga zastosowania oprogramowania obsługującego wymagane formaty (XRechnung lub ZUGFeRD). Ręczne generowanie tych dokumentów jest praktycznie niemożliwe, dlatego dobry program do faktur staje się niezbędny.
Korzystając z aplikacji do administracji eFaktura.nl możesz:
- automatycznie generować pliki w wymaganym formacie XML;
- wystawiać faktury prosto i sprawnie, w swoim języku;
- szybko przesyłać e-faktury zgodne z przepisami niemieckimi i europejskimi, prosto z aplikacji;
- dodawać faktury kosztowe w formacie XML do ewidencji KOSZTÓW w aplikacji.
W eFaktura.nl plik XML wysyła się automatycznie do klienta wraz z fakturą w pliku PDF, co oszczędza czas i daje pewność zgodności z regulacjami.
Dając dostęp do dokumentów w eFaktura.nl swojemu księgowemu udostępniasz mu również wszystkie pliki XML.
Okresy przejściowe i egzekwowanie przepisów
Do końca 2026 roku firmy w Niemczech mogą wciąż stosować tradycyjne faktury papierowe lub e-faktury w formatach niezgodnych z nowymi standardami, o ile uzyskają na to zgodę od odbiorcy. Dla przedsiębiorstw o rocznym obrocie poniżej 800 000 euro okres ten wydłużono do końca 2027 roku.
Niemiecka administracja podatkowa będzie egzekwować przestrzeganie nowych przepisów poprzez kontrole podatkowe i audyty. Aby uniknąć problemów, warto jak najszybciej wdrożyć rozwiązania umożliwiające odbieranie i wystawianie faktur w wymaganych formatach.
Bądź na bieżąco z wymogami eFaktura.nl
Wprowadzenie obowiązkowych e-faktur od 2025 roku to istotny krok w kierunku cyfryzacji procesów biznesowych w Niemczech i Europie. Dostosowanie się do nich jest niezbędne, jeśli chcesz uniknąć problemów prawnych i usprawnić funkcjonowanie firmy.
Korzystając z eFaktura.nl nie musisz obawiać się zmian – nasz program jest w pełni zgodny z nowymi wymaganiami. Dodatkowo możesz korzystać z wielu przydatnych funkcji, które na co dzień ułatwiają prowadzenie firmowej administracji.
