Numer BTW-ID w Holandii: czym jest, jak go sprawdzać i dlaczego jest ważny

Wielu przedsiębiorców prowadzi działalność w Holandii od lat, ale nadal ma wątpliwości dotyczące numeru VAT. W tym artykule wyjaśniamy, czym różni się numer OB od numeru BTW-ID, dlaczego nie wolno używać numeru OB w kontaktach z klientami, jakie są konsekwencje błędnego numeru VAT na fakturze oraz jak zadbać o to, by numer BTW-ID nie został unieważniony przez Belastingdienst.

OB-nummer i BTW-ID: czym się różnią?

Do 2020 roku holenderscy przedsiębiorcy posługiwali się jednym numerem VAT, który zawierał ich numer BSN. Był to numer OB (omzetbelastingnummer). Z czasem uznano, że nie jest to bezpieczne rozwiązanie z punktu widzenia prywatności. Dlatego od stycznia 2020 wprowadzono dwa oddzielne numery:

• OB-nummer: służy wyłącznie do kontaktu z Belastingdienst. Nie podaje się go na fakturach ani klientom.
• BTW-ID: publiczny numer VAT, który znajduje się na fakturach i komunikowany jest klientom oraz kontrahentom, zwłaszcza przy współpracy międzynarodowej.

Jak sprawdzić, czy numer BTW-ID jest poprawny?

W systemie eFaktura.nl zintegrowaliśmy bazę danych VIES, co oznacza, że numer VAT klienta jest automatycznie sprawdzany podczas jego dodawania. Jeśli numer jest niepoprawny, pojawia się komunikat o błędzie. Możliwe przyczyny takiej sytuacji to:

• Numer został wpisany z błędem lub literówką
• Użytkownik podał stary numer VAT, zawierający BSN (czyli dawny OB-nummer)
• Numer nie jest już aktywny w systemie VIES

W takich przypadkach najlepiej:

• Skontaktować się z klientem i poprosić o ponowne przesłanie poprawnego numeru
• Dodatkowo warto samodzielnie sprawdzić numer poprzez wyszukiwarkę VIES TUTAJ.

Dlaczego nie warto wystawiać faktury z niepoprawnym numerem VAT?

Wystawienie faktury z błędnym, nieistniejącym lub nieaktywnym numerem VAT może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno dla odbiorcy, jak i wystawcy faktury.

Dla odbiorcy faktury (Twojego klienta):

• Nie może on odliczyć naliczonego VAT-u, jeśli numer VAT jest niepoprawny lub niezarejestrowany w bazie VIES.
• Belastingdiest może zakwestionować prawo do odliczenia VAT podczas kontroli podatkowej.

Dla Ciebie – jako wystawcy:

• Możesz zostać zobowiązany do korekty faktury i ponownego jej wysłania, co wydłuża proces płatności.
• W przypadku kontroli możesz zostać obciążony odpowiedzialnością podatkową, zwłaszcza jeśli wiedziałeś, że numer VAT był nieaktywny.
• Jeśli celowo współpracujesz z nieaktywnym lub fikcyjnym podmiotem, grożą Ci poważniejsze konsekwencje, w tym oskarżenie o udział w oszustwie podatkowym (np. w karuzeli VAT).

Żeby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji zawsze warto sprawdzać numer VAT kontrahenta przed wystawieniem faktury, co automatycznie weryfikuje eFaktura.nl. 

Jak bez stresu przejść przez rozliczenie kwartalne przeczytaj TUTAJ.

Kiedy Belastingdienst może wyłączyć numer BTW-ID?

Holenderski numer BTW-ID może zostać unieważniony, jeśli:

• Przedsiębiorca przez 12 miesięcy nie składa deklaracji VAT
• Występują długotrwałe zaległości w płatnościach do Belastingdienst
• Firma nie prowadzi rzeczywistej działalności (brak przychodów, klientów, faktur)
• W deklaracjach wykryto nieprawidłowości lub fałszywe dane

Urząd skarbowy zwykle wysyła ostrzeżenia przed wycofaniem numeru do właściciela firmy. Brak reakcji na taką wiadomość może skutkować automatycznym unieważnieniem numeru VAT.

BTW odwrócony w branży budowlanej – poznaj zasady TUTAJ.

Jak nie stracić numeru BTW-ID? Sprawdź checklistę:

• Składaj deklarację VAT zgodnie z harmonogramem
• Płać należny VAT na czas
• Prowadź rzeczywistą działalność
• Utrzymuj kontakt z Belastingdienst (odbieraj listy, reaguj na wezwania)
• Zgłaszaj zmiany w działalności do KvK i Belastingdienst

Pamiętaj: numer VAT-ID to nie tylko formalność. To podstawa prowadzenia legalnej, bezpiecznej działalności w Holandii i UE. Sprawdzaj go regularnie przy transakcjach i nie ryzykuj niepotrzebnych komplikacji podatkowych.