Polska firma w Niemczech. Co musisz wiedzieć?

Masz polską firmę, ale pracujesz na terenie Niemiec? Dowiedz się jak w takiej sytuacji rozliczać podatek i jak poprawnie wystawiać faktury.

Coraz częściej polskie firmy realizują usługi poza granicami kraju. Jak to wygląda w przypadku rynku niemieckiego? Czy musisz zakładać firmę w Niemczech, by tam bezpiecznie wykonywać swoją pracę?

Polacy pracują w Niemczech. To jest fakt. Polskie firmy realizują usługi w Niemczech, w szczególności polskie firmy budowlane – to również jest fakt. Biorąc pod uwagę te dwa fakty możemy założyć, że część Polaków ma swoją działalność w Niemczech np.: w postaci Gewerbe lub jej odmiany Kleinunternehmer. Mają firmę w Niemczech i wystawiają rachunki za usługi wykonane w Niemczech niemieckim klientom – wszystko jasne. 

Kiedy jednak Twoja firma zarejestrowana jest w Polsce, a pracujesz dla klientów niemieckich sprawa może się komplikować. Jak poprawnie wystawić fakturę? W jakim języku? W jakiej walucie? Jak prawidłowo rozliczyć podatek? Spróbujmy odpowiedzieć na te pytania.

Faktura europejska – niezbędnik

Zacznijmy od tego, że jeżeli masz firmę w Polsce, a wśród Twoich kontrahentów, znajdują się również kontrahenci spoza Polski, ale pozostający w obrębie Unii Europejskiej (na przykład właśnie z Niemiec), wtedy jesteś zobowiązany do wystawienia faktury europejskiej. 

Czym różni się faktura europejska od faktury tradycyjnie wystawianej polskim klientom? Po prostu należy pamiętać o umieszczeniu odpowiednich dodatkowych danych.

Wystawiając fakturę europejską dla klienta z Niemiec pamiętaj o:

• podaj  NIP EU przy wprowadzaniu danych Twojego klienta i Twojej firmy – różni się on jedynie przedrostkiem odpowiednim dla poszczególnych krajów należących do Unii Europejskiej (w Polsce format będzie wyglądał tak:  PL XXXXXXXXXX)
• podaj  w swoich danych bankowych nr IBAN i SWIFT
• zwróć uwagę na stawkę podatku VAT przy podawaniu wartości towarów lub usług – w większości przypadków obowiązek podatkowy przerzucany jest na nabywcę, dlatego na fakturze należy zaznaczyć ZWOLNIONY Z PODATKU lub nie podlega.  Dla firmy zarejestrowanej w państwie członkowskim wystawiasz fakturę z 0% VAT i dopiskiem “Podatek VAT należny rozlicza nabywca usługi”. Oczywiście Twój Klient musi mieć ważny numer VAT-UE, sprawdź go TU: VIES
• waluta – w większości przypadków będzie to EURO. 
• na fakturze dokumentującej sprzedaż unijną powinien znaleźć się dopisek w uwagach: “odwrotne obciążenie” – wybierz tę opcję wystawiając fakturę w dostosowanym do unijnych wymagań systemie. O poprawnej fakturze w Niemczech przeczytasz więcej TU.
• ustal język faktury – trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów “dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim”. Dlatego przedsiębiorcy mający firmę zarejestrowaną w Polsce często tworzą dokumenty w dwóch językach. W eFaktura możesz wystawiać faktury po polsku, niemiecku, angielsku, niderlandzku i francusku.

Tematy te mogą wydawać się oczywiste, ale w ferworze codziennych obowiązków może umknąć nam wiele istotnych szczegółów. Dlatego ważne na pewno jest wsparcie dobrego księgowego i korzystanie z systemu do fakturowania, dostosowanego do wyzwań jakie podejmujesz, jako przedsiębiorca.

Mamy już fakturę europejską, na co jeszcze musimy zwrócić uwagę – otóż na podatek VAT.

Gdzie rozliczać podatek, czyli miejsce świadczenia usług a konieczność rozliczenia podatku VAT

W przypadku każdej faktury, również europejskiej, ważne jest miejsce świadczenia usługi. Od tego czynnika zależeć będzie, która ze stron będzie zmuszona rozliczyć koszty podatku VAT. Zazwyczaj jest to obowiązek kupującego (w tym przypadku naszego niemieckiego klienta), który postanowił skorzystać z usług firmy zarejestrowanej w Polsce.

Sprawa zatem wydaje się prosta – na fakturze europejskiej podajemy siedzibę działalności niemieckiego klienta. Tak stanowi ogólna zasada, która mówi, że miejscem świadczenia usług na rzecz podmiotów niebędących podatnikami jest obszar, w którym usługobiorca posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Jak to bywa z zasadami są od nich wyjątki, których nie sposób pominąć.

Gdzie rozliczyć VAT – przypadki szczególne:

• transport pasażerów – miejscem świadczenia jest miejsce gdzie odbywa się transport z uwzględnieniem pokonanych odległości,
• krótkoterminowy wynajem środków transportu – miejscem świadczenia jest miejsce faktycznego oddania do dyspozycji. 
• nieruchomości (w tym świadczone przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami, architektów, nadzór budowlany), zakwaterowaniem w hotelach i obiektach podobnych – miejscem świadczenia jest miejsce położenia nieruchomości,
• wstępy na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne – miejscem świadczenia jest miejsce odbywania się imprez,
• restauracje i cateringi – miejscem świadczenia jest miejsce ich faktycznego wykonania

Szczęśliwie żyjemy w czasach, które pozwalają przedsiębiorcom na sporą swobodę w realizowaniu swoich usług. Dzięki ujednoliceniu systemu skarbowego w Unii Europejskiej wystawienie faktury firmie zagranicznej, czy rozliczenie VATu nie stanowi problemu.

Można śmiało stwierdzić, że obie formy działalności, czy ta zarejestrowana w Niemczech (Jak założyć niemiecką gewerbę przeczytaj TU), czy ta prowadzona w Niemczech a zarejestrowana w Polsce ma swoje wady i zalety. Każda daje pewną pulę ulg i korzyści, ale też niesie ryzyko. Ważna w obu przypadku jest uważność, rozsądne prognozowanie oraz wybieranie narzędzi, równie elastycznych i wszechstronnych jak Twoje zawodowe ambicje.