Polskie firmy za granicą, czyli co warto wiedzieć o A1

Artykuł powstał we współpracy z Katarzyną Świerczyńską – doradczynią i właścicielką holenderskiej firmy KS Advice.

Coraz więcej polskich firm realizuje zlecenia w różnych krajach Unii Europejskiej. Dotyczy to m.in. branży budowlanej, sprzątającej, montażowej, czy usług technicznych. Przy takiej działalności łatwo skupić się wyłącznie na fakturowaniu, tymczasem kwestie składek społecznych stanowią odrębny i równie istotny obszar firmowej administracji. Właśnie tutaj niezbędny jest formularz A1. 

Czym jest formularz A1?

Formularz A1 to europejskie zaświadczenie, które potwierdza, w którym kraju UE opłacasz składki na ubezpieczenia społeczne, gdy prowadzisz działalność lub pracujesz czasowo za granicą. Dokument ten dotyczy wyłącznie składek – nie zastępuje faktur, Peppol ani KSeF – i ma jeden główny cel: zapobiec podwójnemu oskładkowaniu.

Katarzyna Świerczyńska: W praktyce pierwsza weryfikacja A1 następuje już na etapie nawiązywania współpracy ze zleceniodawcą. Bez ważnego dokumentu A1 zleceniodawca nie powinien nawiązać współpracy, ponieważ jest to warunek konieczny do legalnego świadczenia usług. Kolejne kontrole prowadzone są przez instytucje rządowe. Najbardziej popularna branżą jest branża budowlana gdzie dokument A1  stanowi jeden z warunków ,, zameldowania ,, pracownika lub przedsiębiorcy na budowie np. w Bouwpas, z którego dane mogą być udostępniane i wykorzystywane przy kontroli.

Czy A1 jest obowiązkowe?

Tak, formularz A1 jest obowiązkowy w przypadku pracy transgranicznej, choć nie zawsze jest weryfikowany „z góry”. Dokument ten musi jednak być dostępny w momencie kontroli lub weryfikacji wykonywania pracy za granicą. Może zostać zażądany przez instytucje kontrolne, organy ubezpieczeniowe, a także przez samego zleceniodawcę w kraju realizacji usługi.

Katarzyna Świerczyńska: Pierwsza weryfikacja A1 często następuje już na etapie nawiązywania współpracy. W niektórych branżach – zwłaszcza budowlanej – dokument ten jest warunkiem dopuszczenia do pracy. Przykładowo: w Holandii A1 jest wymagane do rejestracji w systemie Bouwpas, którego dane mogą być wykorzystywane podczas kontroli. Brak A1 lub nieprawidłowości w dokumencie mogą skutkować wstrzymaniem pracy, koniecznością uzupełnienia dokumentacji, a nawet sankcjami finansowymi dla podwykonawcy i zleceniodawcy. W skrajnych przypadkach możliwe jest również cofnięcie zaświadczenia A1.

Kogo dotyczy A1?

Formularz A1 dotyczy m.in. polskich jednoosobowych działalności gospodarczych, freelancerów oraz firm delegujących pracowników za granicę. Jest wymagany również w sytuacji, gdy działalność jest zarejestrowana w Polsce, a prace są tymczasowo wykonywane za granicą – na przykład w Niemczech, Holandii czy Belgii.

Gdzie w Europie stawki VAT są najniższe? Sprawdź TUTAJ.

Delegowanie pracowników a A1 – kim są „posted workers”?

W kontekście formularza A1 często pojawia się pojęcie „posted workers”, czyli pracowników delegowanych. To osoby, które są czasowo wysyłane do pracy za granicą przez firmę zarejestrowaną w innym kraju UE – na przykład polskich pracowników oddelegowanych do projektu w Holandii.

Status „posted worker” dotyczy nie tylko pracowników etatowych, ale także samozatrudnionych (tzw. samodelegowanych) – czyli osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które realizują usługi za granicą we własnym imieniu.

W każdym przypadku A1 jest obowiązkowy – potwierdza, że mimo pracy za granicą dana osoba nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych (ZUS), a nie systemowi kraju przyjmującego.

Uwaga: w Holandii samo posiadanie A1 nie wystarcza. Każde delegowanie – także samozatrudnionego – trzeba zgłosić przez platformę Postedworkers.nl, która funkcjonuje w ramach przepisów nadzorowanych przez Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Organem kontrolnym w tym zakresie jest Nederlandse Arbeidsinspectie (Inspekcja Pracy), która w trakcie kontroli weryfikuje m.in. zgłoszenia dokonane w systemie Posted Workers. 

Katarzyna Świerczyńska: Posted workers to jeden z najbardziej niedocenianych obowiązków przy delegowaniu do Holandii. Obowiązek zgłoszenia w tym systemie wciąż pozostaje mało znany, mimo że dotyczy również jednoosobowych działalności.

Dobre strony i ograniczenia formularza A1

Formularz A1 pozwala uniknąć podwójnego oskładkowania i potwierdza, że składki na ubezpieczenia społeczne są opłacane w Polsce. Ma kluczowe znaczenie przy kontrolach za granicą i zwiększa wiarygodność firmy wobec zagranicznych kontrahentów.

Warto jednak pamiętać, że A1 dotyczy wyłącznie ubezpieczeń społecznych i nie obejmuje kwestii podatku dochodowego ani VAT. Te obszary podlegają odrębnym przepisom i wymagają osobnej administracji.

Podatek dochodowy rozliczasz w kraju, w którym masz rezydencję podatkową. Decydują o tym m.in.:

• miejsce, gdzie znajduje się Twoje centrum interesów życiowych (rodzina, mieszkanie) i gospodarczych,
  
• albo kraj, w którym przebywasz fizycznie ponad 183 dni w roku (kryterium najczęściej brane pod uwagę gdy jednoznacznie nie można określić ośrodka interesów życiowych i gospodarczych)
  

Jeśli np. pracujesz głównie w Holandii i tam masz swoje główne źródło dochodu, możesz zostać uznany za rezydenta podatkowego Holandii — nawet jeśli Twoja firma formalnie działa w Polsce.

VAT rozlicza się zgodnie z zasadami określania miejsca opodatkowania, a nie wyłącznie według miejsca wykonania usługi czy dostawy towarów.

W niektórych sytuacjach może to oznaczać opodatkowanie lub obowiązek rejestracji do VAT w innym kraju. Ponieważ zasady są złożone i zależą od konkretnego przypadku, warto skonsultować swoją sytuację z doradcą podatkowym.

Dodatkowo, jeśli sprzedajesz usługi lub towary do firm w innych krajach UE, Twoja firma powinna być zarejestrowana jako podatnik VAT UE i figurować w systemie VIES (VAT Information Exchange System). Dzięki temu możesz wystawiać faktury z mechanizmem odwrotnego obciążenia (reverse charge) i spełniać wymogi unijne. Brak rejestracji w VIES może skutkować koniecznością naliczania lokalnego VAT-u lub problemami przy kontroli.

Katarzyna Świerczyńska: Prawidłowe fakturowanie międzynarodowe zaczyna się od VAT UE i VIES. To one decydują o tym, czy transakcja B2B w UE zostanie rozliczona zgodnie z przepisami.

Prowadząc działalność międzynarodową, musisz osobno zadbać o trzy filary rozliczeń:

1. Składki społeczne – poprzez formularz A1,
   
2. Podatki dochodowe i VAT – zgodnie z przepisami kraju, gdzie faktycznie działasz,
   
3. Fakturowanie elektroniczne – zgodnie z krajowymi (KSeF) standardami i z uwzględnieniem oczekiwań zagranicznych klientów (Peppol).

Te systemy się uzupełniają, ale nie zastępują. Świadome podejście do każdego z nich pozwala uniknąć błędów, kar i nieporozumień – zarówno z urzędami, jak i klientami.

KSeF, Peppol a firma na A1

Jeśli prowadzisz polską firmę, musisz dodatkowo pamiętać o KSeF. Od kwietnia 2026 roku obowiązkowy KSeF obejmie wszystkie firmy w Polsce — także te, które wykonują usługi za granicą.

Jaki jest cel Krajowego Systemu e-Faktur przeczytaj TUTAJ.

Równolegle funkcjonuje Peppol, który można traktować jako europejski odpowiednik polskiego KSeF – system do elektronicznej wymiany faktur między firmami. W Belgii Peppol jest już dziś powszechnie stosowanym standardem w relacjach biznesowych i w praktyce bywa wymagany przez zleceniodawców. 

Praca na A1 nie wyklucza korzystania z Peppol. Wręcz przeciwnie – podłączenie się do tego systemu ułatwia współpracę z zagranicznymi kontrahentami, przyspiesza obieg dokumentów i zmniejsza ryzyko błędów administracyjnych, zwłaszcza przy realizacji zleceń w Belgii i Holandii.

Warto też wiedzieć, że:

• dziś, realizując zlecenie dla belgijskiej firmy nadal możesz wystawić fakturę poza Peppol,
  
• jednak coraz częściej klienci oczekują faktur Peppol albo sami mogą wysłąć je wyłącznie w tym standardzie,
  
• jeśli Twoja firma korzysta z usług belgijskich podwykonawców lub dostawców (np. sprzętu, paliwa, usług), faktury kosztowe bardzo często trafiają już przez Peppol.
  
• po 1 kwietnia 2026, jeśli prowadzisz firmę zarejestrowaną w Polsce i masz połączenie z Peppol, to najpierw musisz przesłać fakturę do KSeF, a dopiero potem – po jej zatwierdzeniu – przekazać ją dalej do kontrahenta przez Peppol.

Dlatego w praktyce firma działająca na A1 powinna traktować:

• A1 jako dokument porządkujący składki społeczne,
  
• KSeF jako obowiązek krajowy w Polsce,
  
• Peppol jako narzędzie usprawniające międzynarodowe fakturowanie i obieg dokumentów.

Te systemy nie zastępują się nawzajem, ale działają obok siebie. Im lepiej są uporządkowane, tym mniej problemów przy kontrolach, rozliczeniach i współpracy z kontrahentami.

Przeczytaj jak w praktyce działa Peppol TUTAJ.

Katarzyna Świerczyńska: Wbrew obawom przedsiębiorców, KSeF i Peppol  nie są przeszkodą dla działalności gospodarczej. Spójne fakturowanie w tych systemach ułatwia rozliczenia, przyspiesza obieg dokumentów i daje jasny obraz współpracy.

Prowadzenie firmy, która realizuje transakcje za granicą, wymaga elastycznego podejścia do administracji i rozliczeń. Różne kraje stosują odmienne zasady dotyczące składek, podatków i fakturowania, a oczekiwania kontrahentów mogą się znacząco różnić. Formularz A1 porządkuje kwestie ubezpieczeń społecznych, krajowe systemy fakturowania – takie jak KSeF – regulują obowiązki lokalne, a rozwiązania międzynarodowe, jak Peppol, coraz częściej usprawniają wymianę dokumentów między firmami.

W praktyce istotne jest świadome łączenie różnych obowiązków w spójny system administracyjny, dopasowany do realiów pracy poza granicami kraju.

Katarzyna Świerczyńska – księgowa i doradczyni specjalizująca się m.in. w delegowaniu polskich firm na teren Holandii. Na co dzień wspiera przedsiębiorców w bezpiecznym prowadzeniu działalności i rozliczeniach w KS Advice.