Poprawna faktura w Niemczech

Jakie obowiązki w kwestii rachunków (niem. Rechnung) nakłada na przedsiębiorcę Finanzamt? Jak powinna wyglądać poprawna faktura w Niemczech?

Zasady dotyczące wystawiania faktur w krajach Unii Europejskiej są do siebie zbliżone. Jeśli prowadzisz firmę w Niemczech lub masz tu swoich klientów warto wiedzieć, czy istnieją szczegółowe wytyczne w tym temacie.

Jak wygląda wzór poprawnej faktury w Niemczech i czym są faktury elektroniczne?

Nowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych w Niemczech

Przepisy dotyczące fakturowania w Niemczech przechodzą istotne zmiany, co ma wpływ na przedsiębiorców prowadzących działalność w tym kraju. Warto nie tylko znać ogólne zasady wystawiania faktur, ale również być na bieżąco z nowymi regulacjami dotyczącymi faktur elektronicznych (e-faktur).

E-faktury to dokumenty wystawiane, przesyłane i odbierane w ustandaryzowanej formie cyfrowej. Obowiązujące formaty to XRechnung lub ZUGFeRD, które realizują niemieckie i unijne standardy techniczne. Od początku roku 2025 rozpoczęło się stopniowe wdrażanie fakturowania elektronicznego wśród przedsiębiorców.

Nowe przepisy mają na celu usprawnienie wymiany danych finansowych w transakcjach pomiędzy firmami (B2B), redukcję kosztów administracyjnych oraz zwiększenie przejrzystości podatkowej.

Więcej o fakturach elektronicznych w Niemczech przeczytasz TUTAJ.

Aplikacja eFaktura.nl spełnia najnowsze wymagania skarbowe, więc automatycznie generuje fakturę w formacie elektronicznym spełniającym normy niemieckie i europejskie.

Dodatkowo, w ciągu najbliższych lat firmy z Unii Europejskiej będą korzystać z platformy PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), która umożliwia szybkie i bezpieczne przesyłanie faktur. Do wdrożenia tego systemu niezbędne będzie korzystanie z faktur elektronicznych.

Faktura w Niemczech – niezbędne informacje.

1. Kto z kim? 
Informacje o Twojej firmie i Twoim kontrahencie.

• Twoje imię i nazwisko, nazwa firmy oraz adres.
• Nazwisko, adres klienta oraz nazwa jego firmy.
  
• Twój numer identyfikacyjny podatkowej USt-IdNr  lub Steuernummer (VAT).

2. Kiedy?
Informacje na temat faktury.

• Data wystawienia faktury.
• Numer faktury  (pamiętaj o kontynuacji numeracji Twoich faktur).
• Wyznaczony termin płatności. Klient nie płaci? Przeczytaj co możesz zrobić!
  
• Termin realizacji usługi, dostawy towaru
  (taką informację możesz zawrzeć w komentarzu na fakturze, bądź w kolejnej linii faktury).
  
  W przypadku zaliczek dopisz jeszcze datę otrzymania zapłaty, o ile została ona określona i nie pokrywa się z datą wystawienia faktury.
  Jeśli Twój klient jest osobą fizyczną dodaj adnotacja odnośnie obowiązku okresu przechowywania dokumentu przez osoby fizyczne przez dwa lata (nie dotyczy faktur na kwoty poniżej 250€).

3. Za co?
Informacje na temat usługi

• Jakie towary lub usługi są przedmiotem transakcji?
• Miara i ilość towarów/usług.
• Suma wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem stawek podatkowych, ewentualnie zwolnień z podatku.
• Kwotę VAT obowiązującą w Niemczech, czyli 19% bądź 7%.Podaj też kwoty udzielonych rabatów, jeśli nie zostały wcześniej ujęte w cenie usługi netto.
  W przypadku faktury z odwrotnym obciążeniem, faktura musi zawierać dodatkowo numer VAT kontrahenta oraz dopisek w komentarzu o §13b ustawy podatkowej, który mówi o odwróconym rachunku.

Jeżeli nie jesteś VATowcem obowiązują Cię regulacje dotyczące małych firm, które na podstawie §19 ustawy podatkowej zwalniają przedsiębiorcę z podatku VAT tzw. Kleinunternehmer-Regelung. W swoich fakturach jesteś zobligowany powołać się na ten paragraf. W eFaktura.nl ten zapis będzie pojawiał się zawsze automatycznie, jeżeli wybierzesz tę opcję przy rejestracji Twojej firmy w systemie.

Podstawą poprawności faktury są zawarte w niej informacje, dlatego zadbaj o bezbłędne ich wprowadzenie, oczywiście zgodne z faktycznym stanem rzeczy.

Kiedy wystawić fakturę w Niemczech?

Fakturę należy wystawić do 6 miesięcy od momentu wykonania usługi. Przekroczenie tego terminu jest wykroczeniem. W przypadku usług świadczonych przez firmy spoza Niemiec, a z innych krajów UE, obowiązek ten należy wypełnić do 15 dnia kolejnego miesiąca.

Które zasady poprawnej faktury w Niemczech dotyczą Twojej firmy?

Jeśli pracujesz w Niemczech, a Twoja firma jest zarejestrowana w innym kraju obowiązują Cię zasady dotyczące wystawiania faktur w kraju, w którym masz zarejestrowaną działalność. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie są zameldowani w Niemczech i siedziba ich firmy również jest poza granicami Niemiec. Pamiętaj, że jesteś zobowiązany do podania Twojego europejskiego numeru NIP. Polska firma w Niemczech? To musisz wiedzieć! CZYTAJ.

W przypadku faktury z odwrotnym obciążeniem VAT zadbaj o podanie europejskiego NIPu Twojego kontrahenta – w przeciwnym wypadku Urząd Skarbowy obciąży VATem Ciebie. Planujesz otworzyć firmę w Niemczech? Dowiedz się jak!   

Wystawianie faktur to nieodłączna część prowadzenia własnej firmy, która – jeśli wykonana poprawnie – może być prostym i przyjemnym obowiązkiem. Aby uniknąć niepotrzebnego stresu, poprawek czy dodatkowych wyjaśnień z Urzędem Skarbowym, ważne jest, by faktury były zgodne ze wszystkimi wymaganiami formalnymi. Dbałość o poprawność dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na rozwijaniu swojej działalności, zamiast tracić go na zbędne formalności.