Umowa z klientem – dlaczego warto ją mieć?

Artykuł we współpracy z kancelarią prawną LexQuire.

Wielu przedsiębiorców w Holandii rozpoczyna współpracę z klientami bez formalnej umowy, ufając, że zawsze da się dogadać. W praktyce to właśnie takie ustalenia „na słowo honoru” najczęściej kończą się sporami – o termin, płatność czy zakres prac. Brzmi znajomo? Tego można łatwo uniknąć.

Dobrze napisana umowa nie jest wyrazem braku zaufania, lecz oznaką profesjonalizmu. Chroni obie strony i jasno określa zasady współpracy. Jak podkreślają eksperci z LexQuire, to nie jest zbędna formalność, ale inwestycja w bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Umowa to sposób, by jasno spisać zasady współpracy i uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. Nie chodzi o szukanie kruczków, lecz o to, by obie strony wiedziały, czego się spodziewać. – LexQuire

Dlaczego warto mieć umowę?

Zaufanie jest podstawą każdej relacji biznesowej, ale nie zastąpi precyzyjnych ustaleń. Dopóki wszystko idzie dobrze, brak umowy nie wydaje się problemem. Sytuacja zmienia się, gdy coś pójdzie niezgodnie z planem.

Trzy najważniejsze powody, by spisać umowę:

Jasność i konkrety – Dobra umowa określa na piśmie (!) zakres prac, terminy, wynagrodzenie i warunki współpracy. To nie tylko formalność – spisane umowy pomagają uniknąć nieporozumień, które w przyszłości mogą przerodzić się w spory.

Przykład: klient prosi o „drobne poprawki”, a po tygodniu przesyła listę 30 zmian. Jeśli w umowie nie zapiszesz liczby poprawek w cenie, będziesz pracować za darmo.

Ochrona płynności finansowej – Bez umowy łatwiej o sytuację, w której klient zwleka z zapłatą lub zmienia warunki w trakcie, a Ty wciąż masz obowiązek wykonania pracy. Umowa pozwala przewidzieć, kiedy należy zapłacić, jakie są konsekwencje opóźnień czy zmian w projekcie. Dzięki temu masz narzędzie, by egzekwować swoje praca lub przynajmniej wiedzieć, jak zareagować, gdy warunki się zmieniają.
Profesjonalizm i zaufanie – podpisana umowa pokazuje, że traktujesz współpracę poważnie. Umowa to jasny komunikat, że znamy swoje obowiązki i oczekiwania, dlatego możemy współpracować bez stresu i niedomówień. Dzięki temu zwiększasz swoją wiarygodność i pokazujesz profesjonalne podejście do biznesu.

Co powinna zawierać umowa z klientem?

Podpis pod umową często składamy automatycznie, chcąc jak najszybciej rozpocząć współpracę. Tymczasem to właśnie kilka pozornie drobnych zapisów najczęściej decyduje o tym, kto tak naprawdę jest chroniony. Warto mieć na uwadze, które paragrafy najlepiej przeczytać dwa razy.

1. Przedmiot umowy – czyli o czym my w ogóle mówimy?

Upewnij się, że zakres prac jest opisany precyzyjnie.
Zamiast ogólnego „usługa budowlana”, napisz na przykład: „Wykonanie montażu konstrukcji drewnianej pergoli o wymiarach 4×6m, wraz z przygotowaniem podłoża, dostawą materiałów oraz wykończeniem zgodnie z projektem z dnia 12.05.2025.”

Możesz dodać także, czego umowa nie obejmuje, np.:
„Umowa nie obejmuje wykonania instalacji elektrycznej oraz prac ogrodniczych.”

Dobrze, jeżeli dokument zawiera też informacje, czego nie obejmuje Twoja praca. Każdy szczegół to mniej pola do nieporozumień.

2. Terminy – realistyczne!

Jeśli klient dostarcza materiały z opóźnieniem, a Ty masz oddać projekt w pierwotnym terminie – sprawa zaczyna się komplikować i to na Twoją niekorzyść. Lepiej dodać zapis: ,,termin ulega wydłużeniu o okres opóźnienia w przekazaniu materiałów przez zleceniodawcę”.

3. Wynagrodzenie i płatność

Sprawdź, czy jasno określono, kiedy i w jakiej formie otrzymasz zapłatę. Warto określić dokładnie w jakim terminie klient płaci i czy masz prawo naliczyć odsetki za opóźnienia. Często zapis ,,zapłata po akceptacji przez zleceniodawcę” działa na korzyść tylko jednej strony. Bez sprecyzowania kryteriów lub terminu może oznaczać, że klient w każdej chwili może odmówić zapłaty. Należy doprecyzować, ile ma czasu na akceptację i jakie kryteria muszą być spełnione.

4. Prawa autorskie i własność efektów pracy

W przypadku usług kreatywnych lub IT upewnij się, że przekazanie praw następuje po zapłacie, nie wcześniej! Zdarza się, że umowy nakazują przekazanie praw już w momencie podpisania dokumentu – to niebezpieczne.

5. Odpowiedzialność

Zwróć uwagę, czy umowa nie przerzuca całej odpowiedzialności tylko na Ciebie i czy obejmuje tylko sytuacje, które możesz kontrolować. Dobrze, jeśli zawiera klauzulę ograniczającą Twoją odpowiedzialność, np. do wysokości wynagrodzenia.

6. Jednostronne uprawnienia dla klienta

Jeśli umowa daje klientowi prawo do zmiany zakresu prac, terminów lub wynagrodzenia bez Twojej zgody, to poważny sygnał ostrzegawczy. Negocjuj, by każde rozszerzenie zakresu pracy wymagało Twojej akceptacji i ewentualnie dodatkowego wynagrodzenia.

7. Jak się rozstać, czyli rozwiązanie umowy

Sprawdź, czy każda ze stron ma prawo wypowiedzieć umowę i w jakich okolicznościach. Warto również, by umowa przewidywała wypowiedzenie z przyczyn niezależnych. Zapis ,,zleceniodawca może wypowiedzieć umowę w każdym czasie bez podania przyczyny” to klasyczna czerwona flaga. Wprowadź minimalny okres wypowiedzenia lub przyczyny uzasadniające zakończenie współpracy.

Umowa, oferta, a może wystarczy e-mail?

Nie każda współpraca musi zaczynać się od papierowego kontraktu. W świetle prawa:

zaakceptowana mailowo oferta,
potwierdzone warunki współpracy,
korespondencja określająca zakres i cenę

— mogą pełnić funkcję umowy.

To szczególnie ważne w pracy ZZP-owców, którzy często działają szybko, na zasadzie: „wysyłam ofertę – klient potwierdza i zaczynamy”.

Oferta zaakceptowana w sposób jednoznaczny, np. e-mailem, jest prawnie wiążąca. W przypadku sporu może pełnić taką samą funkcję dowodową jak podpisana umowa. – LexQuire

W eFaktura.nl znajdziesz funkcję OFERTA, która pomaga zachować porządek w dokumentacji i tworzyć profesjonalne oferty z danymi firmy, zakresem usług i ceną. Jeśli klient zaakceptuje ją mailowo, masz pełne zabezpieczenie.

Przeczytaj jak posługiwać się ofertą, żeby chroniła Twój biznes TUTAJ.