Znaczenie statusu VAT przedsiębiorcy
Zgodnie z europejskimi przepisami oraz zaleceniami Belastingdienst, gdy wystawiasz fakturę wewnątrz UE, powinieneś upewnić się, że Twój klient posiada aktywny numer VAT. Co ważne – i co nie jest powszechną wiedzą – urząd skarbowy może zażądać dowodu, że zweryfikowałeś ten numer w momencie wystawienia faktury.
W praktyce większość firm pomija ten obowiązek. Brakuje im czasu, dostępu do systemu VIES lub możliwości zapisania potwierdzenia. To pozornie drobne niedopatrzenie może jednak prowadzić do poważnych konsekwencji: korekt deklaracji, utraty prawa do odliczenia VAT, a nawet kar.
Właśnie dlatego w eFaktura.nl wprowadziliśmy automatyczną weryfikację numeru VAT odbiorcyprzy wystawianiu faktury. Nie musisz pamiętać o dodatkowych krokach ani kopiować danych — aplikacja robi to za Ciebie.
Nowe restrykcje przy weryfikacji VAT
Od 2025 roku wiele krajów UE, w tym Holandia, Belgia i Niemcy, zaostrzyło egzekwowanie obowiązku weryfikacji numeru VAT odbiorcy w transakcjach wewnątrzunijnych. Choć przepisy te obowiązywały wcześniej, dziś urząd skarbowy może wymagać dowodu, że weryfikacja została wykonana dokładnie w momencie wystawienia faktury. Ma to związek z przygotowaniami do unijnej reformy ViDA oraz rosnącym naciskiem na cyfrową kontrolę VAT.
Rola bazy VIES
VIES (VAT Information Exchange System) to oficjalna, unijna baza danych do sprawdzania ważności numerów VAT firm zarejestrowanych w UE. System działa online i w czasie rzeczywistym. Jeśli numer figuruje jako „aktywny”, masz pewność, że odbiorca to rzeczywisty podatnik VAT w innym kraju członkowskim.
W eFaktura.nl nie musisz korzystać z oficjalnej strony bazy VIES, bo aplikacja jest zintegrowana z bazą, więc wpisując numer VAT w eFaktura.nl automatycznie weryfikujesz jego status.
Znaczenie statusu VAT dla przedsiębiorcy
To nie tylko formalność, ale warunek, który pozwala Ci legalnie zastosować stawkę 0% VAT lub odwrotne obciążenie (niderl. BTW verlegd, ang. reverse charge) w transakcjach wewnątrzunijnych.
Odwrotne obciążenie (reverse charge)
W tym modelu to nabywca rozlicza VAT, a nie sprzedawca. Dotyczy to np. usług świadczonych klientom z innych krajów UE. Warunkiem jest aktywny numer VAT oraz zgodność z wymaganiami formalnymi.
Przeczytaj więcej o odwrotnym obciążeniu w branży budowlanej w Holandii TUTAJ.
▶ Przykład: świadczysz usługę informatyczną dla firmy z Niemiec i stosujesz mechanizm odwrotnego obciążenia. Podczas kontroli okazuje się, że w dniu wystawienia faktury numer VAT klienta był nieaktywny. Fiskus może zażądać od Ciebie zapłaty zaległego VAT z odsetkami.
Stawka 0% VAT w transakcji towarowej
Stawkę 0% możesz zastosować przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów — np. z Holandii do Niemiec. Także tutaj numer VAT nabywcy musi być aktywny w momencie wystawienia faktury.
▶ Przykład: sprzedajesz maszyny firmie z Niemiec i wystawiasz fakturę ze stawką 0%. Numer VAT nabywcy okazuje się nieaktywny. Urząd skarbowy może zakwestionować transakcję i nałożyć obowiązek zapłaty VAT.
Dowód weryfikacji VAT
Coraz więcej urzędów skarbowych — w tym holenderski Belastingdienst — wymaga dokumentacji potwierdzającej wykonanie weryfikacji. To Ty, jako wystawca faktury, ponosisz odpowiedzialność za jej prawidłowość. I to Ty odpowiadasz, jeśli dane są nieaktualne.
Unia Europejska zaleca przechowywanie potwierdzeń. Na stronie Komisji Europejskiej jasno napisano: „Zalecamy zachować wynik walidacji, na wypadek kontroli podatkowej.”
Przeczytaj więcej o podatku VAT w Holandii TUTAJ.
Odpowiedź eFaktura.nl na zaostrzone wymogi odnośnie weryfikacji VAT
Jako pierwszy system do faktur w Holandii, Belgii i Niemczech, eFaktura.nl wprowadziła pełną automatyzację weryfikacji VAT — per faktura.
Gdy wystawiasz fakturę:
- system łączy się z bazą VIES i automatycznie sprawdza numer VAT odbiorcy,
- zapisuje wynik weryfikacji z datą i godziną,
- umożliwia pobranie oficjalnego PDF-a z potwierdzeniem.
Nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych działań, żeby zachować zgodność z zaostrzonymi przepisami. Wystawiając fakturę, aplikacja automatyczne spełnia dodatkowe wymogi związane z VAT za Ciebie.
Bardziej cyfrowa rzeczywistość przedsiębiorcy
Zarządzanie firmą staje się coraz bardziej zautomatyzowane i cyfrowe — również w obszarze obowiązków podatkowych. W całej Unii Europejskiej widać wyraźny trend: administracje skarbowe wprowadzają nowe systemy kontroli i zwiększają wymagania dokumentacyjne.
W takich realiach dla przedsiębiorców kluczowy staje się wybór narzędzi technologicznych, które nie tylko nadążają za zmianami, ale je przewidują — eliminując ryzyko błędów i odciążając Cię z obowiązków.
eFaktura.nl rozwija funkcje oparte na inteligentnych automatyzacjach, które pozwalają Ci skupić się na prowadzeniu firmy i wspierają Twoje bezpieczeństwo skarbowe.
