E-faktury w Belgii: co musisz wiedzieć i jak się przygotować?

Od 1 stycznia 2026 r. w Belgii wchodzi w życie nowy obowiązek dla przedsiębiorców: e-fakturowanie w formacie cyfrowym, przesyłane przez europejską sieć Peppol. Jeśli prowadzisz firmę i współpracujesz z innymi przedsiębiorcami, ta zmiana dotyczy również Ciebie. W tym artykule w przystępny sposób wyjaśniamy, czym jest e-fakturowanie, jak działa Peppol i co zrobić, by wdrożenie nowych obowiązków związanych z fakturowaniem było proste i bezstresowe.

Dlaczego e-faktura to nie PDF?

Wiele osób myśli, że e-faktura to po prostu faktura wysłana mailem jako załącznik PDF. Tymczasem e-fakturowanie oznacza faktury w ustandaryzowanym formacie cyfrowym, np. XML, który może być odczytany automatycznie przez systemy księgowe.

Nie chodzi tu o wygląd faktury, tylko o strukturę danych. Dzięki temu nie trzeba jej przepisywać ręcznie, a wszystkie wartości (jak kwoty, VAT czy dane kontrahenta) trafiają bezpośrednio do programu księgowego odbiorcy.

Co to jest Peppol i od kiedy staje się obowiązkowy?

Peppol to europejska sieć służąca do bezpiecznego przesyłania e-faktur w jednolitym formacie. Można powiedzieć, że to “droga ekspresowa” dla faktur między firmami w całej Unii Europejskiej.

Dzięki Peppol:

• faktura trafia bezpośrednio do systemu odbiorcy,
• unikasz błędów w danych,
• nie musisz już wysyłać maili z załącznikami,
• spełniasz nowe wymogi prawa.

Belgia zdecydowała się jako jeden z pierwszych krajów w Unii Europejskiej na wprowadzenie obowiązku korzystania z sieci Peppol w relacjach między firmami (B2B). Od 1 stycznia 2026 r. każda faktura między firmami w Belgii będzie musiała być wystawiana w formacie zgodnym z Peppol. To oznacza, że przedsiębiorcy nie będą już mogli korzystać z faktur tylko w PDF czy dokumentów tworzonych ręcznie w Wordzie lub Excelu.

Dla porównania, inne kraje UE mają własne terminy wdrożenia. W Niemczech obowiązek przyjmowania e-faktur weszło od 1 stycznia 2025 roku, natomiast obowiązek ich wystawiania – od 2027. W Holandii e-fakturowanie jest już obowiązkowe w kontaktach z sektorem publicznym, a rozszerzenie na sektor prywatny planowane jest w najbliższych latach, w ramach unijnej strategii VAT in the Digital Age (ViDA). Polska z kolei wdrożyła własne rozwiązanie – KSeF, które od kwietnia 2026r. obowiązuje wszystkich czynnych podatników VAT.

Na tym tle Belgia wyróżnia się jako kraj, który szybko i zdecydowanie wdraża nowe regulacje – obejmujące całą gospodarkę, nie tylko transakcje z sektorem publicznym. To sygnał dla przedsiębiorców, że zmiany nadchodzą szybciej, niż wielu się spodziewa. Dlatego warto przygotować się już teraz i nie zostawiać wdrożenia na ostatnią chwilę.

Poznaj szczegóły harmonogramu wdrażania e-faktur w Holandii, Niemczech i Polsce TU.

Kogo obejmie obowiązek e-fakturowania w Belgii od 2026?

Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie firmy działające w modelu B2B (czyli wystawiające faktury innym firmom) na terenie Belgii będą zobowiązane do korzystania z e-faktur w standardzie Peppol.

Obowiązek dotyczy:

• Wszystkich firm i jednoosobowych działalności (ZZP) wystawiających faktury innym firmom (B2B)
• Firm zarejestrowanych w Belgii
• Transakcji krajowych B2B
  

 Wyjątki (brak obowiązku):

• Firmy objęte zwolnieniem z VAT (np. tzw. „kleine ondernemingen”)
• Podatnicy rozliczający się ryczałtem
• Transakcje B2C (czyli sprzedaż do klientów indywidualnych)
• Faktury wystawiane kontrahentom z innych krajów (poza Belgią)

Już dziś e-fakturowanie w Belgii jest obowiązkowe w relacjach z sektorem publicznym (B2G). Od 2026 r. nowy obowiązek obejmie także sektor prywatny – ale tylko w transakcjach wewnątrz Belgii i B2B.

Jak wygląda harmonogram zmian?

W skrócie:

• 2024–2025: czas na przygotowanie się, testy i wybór narzędzi,
• 2025: wielu kontrahentów będzie już oczekiwać e-faktur,
• 1 stycznia 2026: obowiązek e-fakturowania B2B staje się faktem.

Kary i inne konsekwencje za brak e‑fakturowania

Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę montażową w Belgii i wystawiasz fakturę PDF hurtowni materiałów budowlanych. Hurtownia przeszła już na Peppol i nie przetwarza faktur ręcznie. Twoja faktura trafia do skrzynki e-mail, ale nie do systemu – pojawia się opóźnienie, przypomnienie, stres. Z Peppol wszystko dzieje się automatycznie i bez zbędnych kroków – faktura dociera tam, gdzie trzeba, natychmiast.

Co, jeśli zignorujesz zmiany?

W Belgii podejście do naruszeń jest surowe, ale przewidywalne — najpierw zwykle następuje upomnienie i 3‑miesięczny okres, aby wdrożyć wymagany system. Jeśli firma nadal nie będzie zdolna do wysyłki/odbioru faktur przez Peppol, przewidziano sankcje finansowe: 1 500 EUR za pierwsze naruszenie (po upomnieniu), 3 000 EUR przy kolejnym oraz 5 000 EUR za każde następne naruszenie.
Kary finansowe to nie wszystko — urząd skarbowy może też nie uznać takiej faktury. W praktyce oznacza to, że sprzedawca nie rozliczy jej w swojej księgowości, a kupujący nie będzie mógł odliczyć z niej VAT.

Warto też wiedzieć, że jeśli otrzymasz fakturę wystawioną poza systemem Peppol, nie musisz jej od razu płacić. W Belgii odbiorca ma obowiązek ją zakwestionować – najlepiej w ciągu 30 dni, żeby uniknąć problemów z rozliczeniem. W przyszłości system Peppol ma też automatycznie przekazywać dane o fakturach do urzędu skarbowego, co uprości składanie deklaracji VAT.

Co to oznacza dla polskich firm sprzedających do Belgii?

Jeśli masz firmę zarejestrowaną w Belgii, musisz przestrzegać nowych przepisów. Jeśli prowadzisz działalność z Polski, ale regularnie fakturujesz belgijskie firmy, warto przygotować się na to, że wielu Twoich klientów będzie wymagać e-faktury przez Peppol – nawet jeśli formalnie jeszcze nie masz takiego obowiązku.

Jak eFaktura.nl ułatwia przejście na Peppol?

Jednorazowa weryfikacja tożsamości
Aby zintegrować swoje konto z siecią Peppol, przechodzisz jednorazowy, szybki i bezpieczny proces weryfikacji. Wystarczy dokument tożsamości (dowód, paszport lub prawo jazdy), wykonanie zdjęcia i automatyczne sprawdzenie danych z KBO w bazie VIES. 

Wystawiasz fakturę w eFaktura.nl
Tworzysz dokument tak jak zawsze – szybko i intuicyjnie. Każda faktura otrzymuje automatycznie plik w wymaganym formacie UBL/XML.

Wysyłasz i odbierasz faktury przez Peppol
Dokument trafia bezpośrednio do systemu odbiorcy, a Ty masz pełną historię, potwierdzenie dostarczenia i podgląd danych XML w eFaktura.nl

Skorzystaj z odpisu 120% i obniż koszt eFaktura.nl

To bardzo dobra wiadomość dla przedsiębiorców w Belgii: koszt korzystania z eFaktura.nl możesz w dużej mierze odzyskać dzięki specjalnej uldze podatkowej. Do 2027 roku możesz odpisać aż 120% wydatków na narzędzia do e-fakturowania, w tym na aplikacje takie jak eFaktura.nl.

W praktyce oznacza to, że abonament za eFaktura.nl to koszt, który nie tylko spełnia obowiązki administracyjne, ale też może zostać uwzględniony jako koszt kwalifikowany do ulgi — dzięki czemu inwestycja w porządną administrację po prostu się opłaca.

Czy jest się czego się bać?

Nie. E-fakturowanie nie jest po to, by utrudniać życie przedsiębiorcom. Wręcz przeciwnie – ma pomóc w automatyzacji, zwiększyć przejrzystość i przyspieszyć obieg dokumentów.

Z eFaktura.nl przejście na Peppol może być naprawdę proste. Im szybciej zaczniesz, tym mniej poczujesz zmianę. A zyski? Mniej ręcznego przepisywania, mniej błędów, szybsze płatności i porządek w dokumentach.