Faktura w Excel: tak czy nie?
Dlaczego program do fakturowania jest lepszy od wzoru faktury w excel.
Excel i Word są prawdopodobnie najczęściej używanymi programami do fakturowania wśród początkujących przedsiębiorców. Jest to całkiem logiczne, ponieważ te programy często już mamy na swoich komputerach, przez co nie ponosimy dodatkowych kosztów. Używanie programu takiego jak Excel czy Word wydaje się zatem dobrą, a przede wszystkim tanią opcją. W praktyce te programy posiadają jednak wiele mankamentów jeśli chodzi o tworzenie ofert czy faktur. Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność za granicą nie zna praw i obowiązków panujących w danym kraju, więc zleca wystawianie faktur swojemu księgowemu.
Nasuwa się zatem pytanie co jest najlepsze i co brać pod uwagę wybierając narzędzie do fakturowania.
Czas to pieniądz
Utworzenie faktury według wzoru w excel wydaje się proste, ale w praktyce możesz być rozczarowany.
W grę wchodzi dużo ręcznej roboty. Na przykład zawsze trzeba ręcznie dostosować dane klienta, produktu i przekonwertować plik do formatu PDF. Potem ten plik zapisać na komputerze i wysłać klientowi przy pomocy programu e-mailowego.
Plik musi wyglądać przejrzyście i być czytelny dla klienta, często jednak stworzony wzór faktury excel rozsuwa się, a każdą zmianę musisz naprawiać ręcznie. To wszystko zajmuje dość dużo cennego dla przedsiębiorców czasu. Czasu, który możesz poświęcić na rozwijanie swojej działalności, innymi słowy, będzie to kosztowało nie tylko czas ale też pieniądze.
Błędy
Dodatkową wadą wielu wystawianych ręcznie faktur jest częste popełnianie błędów, takich jak zapomnienie o zmianie numeru faktury lub błąd w kalkulacji.
Ma to kilka negatywnych konsekwencji:
- faktura nie jest prawomocna
- nie naliczysz prawidłowej kwoty
- spędzasz godziny na naprawieniu administracji
Bezpieczeństwo
Wykonywanie faktur w programie Excel lub Word wiąże się również z zagrożeniami bezpieczeństwa. Większość przedsiębiorców korzystających z wzoru faktury Excel lub Word jako narzędzia rozliczeniowego zapisuje faktury utworzone na własnym komputerze. To samo w sobie jest w porządku, ale czy Twój komputer jest dobrze zabezpieczony przed wirusami i hakerami? Czy nie stracisz tych danych w przypadku uszkodzenia lub kradzieży? Urzędy podatkowe w wielu krajach wymagają od przedsiębiorców by przechowywali swoją administrację ( w tym przede wszystkim faktury) na wiele lat.
Takiego problemu nie ma gdy używasz programu do wystawiania faktur, które spełniają wszelkie warunki bezpieczeństwa danych i przechowują kopie w razie jakiegokolwiek wypadku. Dzięki temu nie stracisz ważnych dokumentów.
Nie masz wglądu w przepływ dochodów i podatku
Wgląd w przepływy pieniężne jest bardzo ważny dla przedsiębiorcy. Najlepiej, jeśli chcesz mieć dostęp do swoich finansów w dowolnym miejscu i czasie. Podczas fakturowania za pośrednictwem Excela lub Worda nie masz na to automatycznego wglądu.
W programach kwoty faktur liczone są automatycznie i w każdej chwili możesz zobaczyć jaki masz dochód, wysokość VAT’u lub ilość niezapłaconych faktur. Pozwoli Ci to dokładniej planować działania firmy.
Wskazówka: użyj programu do faktur online, a nie wzoru faktury Excel
Wzór faktury Excel lub Word może wydawać się najłatwiejszą i najtańszą opcją, ale w praktyce często powoduje wiele problemów i frustracji. Dlatego zalecamy korzystanie z programu do wystawiania faktur online. Umożliwia on łatwe i szybkie tworzenie profesjonalnych faktur, które są automatycznie przechowywane w chmurze. Program fakturowania zawsze zapewnia wgląd w sytuację finansową.
Odkryj eFaktura.nl
Czy chcesz szybko i łatwo wystawić fakturę? eFaktura oferuje program do wystawiania faktur w Holandii i Belgii spełniające Twoje potrzeby. Jeśli jesteś osobą samozatrudnioną i szukasz prostego narzędzia administracyjnego, eFaktura jest interesującym rozwiązaniem dla Ciebie.
