Wygoda dla polskich firm
KSeF w eFaktura.nl
Wystawiaj, wysyłaj i odbieraj faktury
z Krajowego Systemu e-Faktur.
Wygoda dla polskich firm
KSeF w eFaktura.nl
Wystawiaj, wysyłaj i odbieraj faktury
z Krajowego Systemu e-Faktur.
CYFROWA REWOLUCJA W FAKTUROWANIU
Centralny system, który porządkuje faktury w Polsce.
Co to jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Każda faktura trafia bezpośrednio do systemu skarbowego i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
KSeF jest elementem cyfryzacji polskiej administracji podatkowej i ma na celu uproszczenie rozliczeń, zwiększenie kontroli poprawności dokumentów oraz ograniczenie błędów i nadużyć VAT.
Od kwietnia 2026 roku korzystanie z KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w Polsce – także tych, które świadczą usługi za granicą.
E-FAKTURY DLA POLSKICH FIRM
KSeF to nowe obowiązki dla przedsiębiorców
Aby korzystać z KSeF, nie wystarczy faktura w Excelu ani PDF wysłany e-mailem. Potrzebujesz
narzędzia, które zapewnia pełną obsługę e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
Co to oznacza w praktyce?
Wystawianie faktur zgodnych z KSeF
Potrzebujesz narzędzia, które zapewnia pełną obsługę e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wysyłanie i odbieranie faktur w KSeF
Bezpieczne przesyłanie faktur bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur oraz odbieranie faktur wystawionych w KSeF przez innych kontrahentów.
Zgodność z przepisami i cyfrowymi standardami
Faktury zgodne z polskimi przepisami podatkowymi oraz wymogami Unii Europejskiej, uporządkowana dokumentacja i zgodność z obowiązującymi zasadami KSeF.
FAKTUROWANIE ELASTYCZNE JAK TY
KSeF i praca za granicą na A1
KSeF to wymóg dla wszystkich polskich firm – także tych, które na podstawie formularza A1 prowadzą działalność zagraniczną.
W Unii Europejskiej Peppol jest wdrażany stopniowo – w Belgii już obowiązuje, a w pozostałych krajach zyskuje na znaczeniu. Polska firma nie ma formalnego obowiązku wystawiania faktur przez Peppol, jednak w praktyce belgijscy klienci często tego oczekują, a standard coraz szerzej stosowany jest także w innych krajach UE.
Dlatego w eFaktura.nl możesz korzystać jednocześnie z KSeF i Peppol – w jednym systemie, bez problemów z formatami dokumentów.
WSZYSTKO W JEDNYM MIEJSCU
Spełniaj obowiązki KSeF i fakturuj wygodnie
Aplikacja eFaktura.nl obsługuje fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur, zapewniając zgodność z polskimi przepisami oraz europejskimi standardami cyfrowymi. System automatyzuje wysyłanie i odbieranie e-faktur oraz porządkuje obieg dokumentów w firmach działających także za granicą.
Jak działa wysyłka faktury do KSeF w eFaktura.nl?
- Użytkownik wystawia fakturę w eFaktura.nl
W standardowym formularzu wystawiania faktury zaznacza opcję: Wyślij do KSeF. - eFaktura.nl przekazuje fakturę do KSeF
Dokument jest automatycznie przesyłany do systemu KSeF w ustrukturyzowanym formacie XML. - KSeF nadaje numer i potwierdza przyjęcie faktury
eFaktura.nl odbiera potwierdzenie oraz numer KSeF, który jest widoczny w aplikacji w statusie faktury. - Faktura trafia do odbiorcy
Faktura jest dostępna w KSeF kontrahenta i gotowa do opłacenia. - Fakturę można wysłać dodatkowo mailem systemowym z PDF poza KSeF:
- do firmy zagranicznej, również przez sieć Peppol
- do firmy z Polski (informacyjnie lub jako przypomnienie o płatności)
Cały proces jest automatyczny, szybki i zgodny z KSeF, a dodatkowe kanały wysyłki pozwalają dostarczyć fakturę w sposób dopasowany do kontrahenta.
AUTOMATYZACJA KOSZTÓW
Odbieraj e-faktury kosztowe
Integracja umożliwia także odbieranie e-faktur kosztowych.
Gdy kontrahent wystawi Ci fakturę przez KSeF, otrzymasz automatyczne powiadomienie,
a dokument pojawi się bezpośrednio w zakładce KOSZTY. Dzięki wbudowanemu konwerterowi danych e-faktura wyświetli się w czytelnym widoku.
Jak połączyć się z KSeF?
Certyfikat służy do uwierzytelnienia Twojej firmy w systemie KSeF, czyli potwierdza, że działania (np. wysyłka faktur) wykonywane są w jej imieniu.
Uzyskanie certyfikatu KSeF
Aby wygenerować i pobrać certyfikat, przejdź na stronę:
https://ksef.mf.gov.pl i zaloguj się do systemu — np. za pomocą Profilu Zaufanego.
Następnie przejdź do generowania certyfikatu zgodnie z instrukcjami w systemie rządowym.
W razie potrzeby POBIERZ INSTRUKCJĘ.
Pobierz pliki certyfikatu
Podczas generowania certyfikatu na Twoim urządzeniu zostaną zapisane dwa pliki:
plik certyfikatu
(.cert)
plik klucza
(.key)
plik certyfikatu
(.cert)
plik klucza
(.key)
Podczas tego procesu ustawisz również hasło do certyfikatu.
Pliki oraz hasło będą potrzebne do uwierzytelnienia i połączenia z aplikacją eFaktura.nl.
Nadanie uprawnień KSeF
Przejdź do ustawień KSeF w eFaktura.nl
Zaloguj się do aplikacji i przejdź do: Ustawienia → KSeF
Sprawdź dane firmy
Potwierdź poprawność NIP oraz zaznacz, że działasz w imieniu swojej firmy.
Dodaj certyfikat
Wgraj pliki (.cert) i (.key) oraz wprowadź hasło do certyfikatu.
Gotowe
Twoje konto w eFaktura.nl jest połączone z KSeF.
DOBRE STRONY ZMIAN
Jakie są korzyści z korzystania z KSeF w eFaktura.nl?
KSeF to zmiana w sposobie fakturowania, ale w eFaktura.nl nie oznacza to rewolucji w codziennych obowiązkach. Po jednorazowej integracji faktury wystawiasz tak jak dotychczas, a system dba o zgodność z przepisami.
Porządek i zgodność z przepisami
Faktury są zgodne z polskimi przepisami podatkowymi oraz wymogami Unii Europejskiej. Dokumenty trafiają do jednego, centralnego systemu, co porządkuje księgowość i ogranicza ryzyko problemów przy kontrolach.
Mniej błędów, mniej poprawek
Dane są weryfikowane automatycznie przez system. Znika ręczne poprawianie dokumentów, dosyłanie korekt i niejasności po stronie księgowości, co zmniejsza liczbę błędów administracyjnych.
Bez zmian w codziennej pracy
Po pierwszej integracji formularz eFaktura.nl pozostaje tak samo prosty, jak dotychczas. Wystawiasz faktury w znany sposób, a system w tle dba o format, poprawność i wysyłkę do KSeF.
Elastyczność przy pracy międzynarodowej
SeF spełnia krajowe wymogi w Polsce, a jednocześnie eFaktura.nl pozwala korzystać także z Peppol. To ułatwia pracę firmom na A1, współpracę z kontrahentami z Belgii, Holandii czy Niemiec i rozwijanie działalności międzynarodowej bez chaosu w dokumen
Jedno narzędzie zamiast kilku rozwiązań
W eFaktura.nl obsługujesz KSeF, Peppol, faktury sprzedażowe i kosztowe w jednym systemie. Bez szukania dodatkowych narzędzi i bez zmiany procesów w firmie.
Wsparcie na każdym etapie
Zapewniamy pełne wsparcie – od integracji, przez pierwsze faktury, po codzienne korzystanie z systemu. Z czasem KSeF staje się naturalnym elementem pracy, a nowy standard administracji po prostu zaczyna działać na Twoją korzyść.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Korzystanie z KSeF w eFaktura.nl jest dostępne w ramach wybranego planu. Nie ponosisz dodatkowych opłat za wysyłanie ani odbieranie e-faktur w KSeF.
Integracja z KSeF dostępna jest tylko dla płatnych użytkowników. Jeśli wykupisz abonament w czasie trwania darmowego trialu, obniżymy pierwszą płatność proporcjonalnie do niewykorzystanych darmowych dni.
KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich firm zarejestrowanych w Polsce, również tych, które świadczą usługi za granicą (np. na podstawie formularza A1).
Praca na A1 nie zwalnia z obowiązku KSeF. A1 dotyczy ubezpieczeń społecznych, natomiast KSeF reguluje fakturowanie i obowiązki podatkowe w Polsce. Firmy na A1 również muszą korzystać z KSeF.
Zgodnie z przepisami polska firma nie ma obowiązku korzystania z Peppol. W praktyce jednak zagraniczni kontrahenci (np. w Belgii) mogą oczekiwać faktur w tym standardzie, a w eFaktura.nl można równolegle korzystać z KSeF oraz Peppol.
W eFaktura.nl możesz korzystać zarówno z KSeF, jak i z Peppol – w jednym systemie, bez zmiany sposobu pracy i dodatkowych opłat.
Jeśli prowadzisz firmę zarejestrowaną w Polsce, faktura musi najpierw zostać wystawiona i zarejestrowana w KSeF. Dopiero po jej przyjęciu i nadaniu numeru KSeF może zostać przekazana dalej do zagranicznego kontrahenta przez Peppol.
Brak korzystania z KSeF może oznaczać problemy z rozliczeniami podatkowymi, ryzyko sankcji oraz trudności we współpracy z księgowym. KSeF jest centralnym systemem fakturowania w Polsce i jego pominięcie oznacza niewypełnienie obowiązku skarbowego.
Po zarejestrowaniu faktury w KSeF nie można jej edytować. W przypadku błędu należy wystawić korektę zgodnie z obowiązującymi zasadami.
KSeF jest systemem rejestracji i wymiany faktur. Przypomnienia o płatnościach możesz jednak wysyłać bezpośrednio z eFaktura.nl.
Chociaż faktura trafia do KSeF w formacie XML, w eFaktura.nl masz możliwość jej podglądu i pracy na niej w przystępnym widoku.
Jeśli podczas konfiguracji połączenia z KSeF pojawi się problem w aplikacji eFaktura.nl lub masz pytania dotyczące integracji, skontaktuj się z naszym działem wsparcia za pomocą komunikatora w aplikacji.
Jeśli problem pojawia się podczas logowania do KSeF, generowania certyfikatu lub innych działań wykonywanych bezpośrednio w portalu KSeF, zalecamy kontakt z pomocą techniczną Ministerstwa Finansów.
Po jednorazowej integracji formularz eFaktura.nl pozostaje tak samo prosty, a system w tle pilnuje poprawności, formatu i zgodności z przepisami.
eFaktura.nl przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. System jest prosty w obsłudze, a dodatkowo zapewniamy pełne wsparcie i pomoc przy pierwszych fakturach – także przy KSeF i Peppol.
Dowiedz się więcej:
Polskie firmy za granicą, czyli co warto wiedzieć o A1
Formularz A1 to europejskie zaświadczenie, które potwierdza, w którym kraju UE opłacasz składki na ubezpieczenia społeczne, gdy prowadzisz działalność lub pracujesz czasowo za granicą.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
KSeF wprowadza nowy sposób obiegu faktur w Polsce. Dokument nie jest już wyłącznie przekazywany między firmami, ale trafia do centralnego systemu prowadzonego przez administrację skarbową.
Po co jest KSeF?
KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale też zmiana, która stopniowo wpływa na sposób prowadzenia administracji w firmach.
