Peppol, ViDA i e-fakturowanie: co czeka przedsiębiorców?

Prowadzisz firmę i wystawiasz faktury? Przygotuj się – w całej Unii Europejskiej nadchodzi cyfrowa rewolucja w fakturowaniu. To nie tylko zmiana formatu faktur. To nowy sposób raportowania i ewidencjonowania transakcji. Zmiany obejmą zarówno duże firmy, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze.

W tym artykule dowiesz się:

• czym jest Peppol i projekt VAT in the Digital Age (ViDA),
• jak wygląda harmonogram zmian w Holandii, Belgii, Niemczech i Polsce,
• oraz jak możesz się przygotować, by mieć wszystko pod kontrolą.

Czym jest ViDA i co oznacza dla Ciebie?

VAT in the Digital Age (ViDA) to projekt Komisji Europejskiej, którego celem jest uszczelnienie systemu VAT, automatyzacja raportowania oraz uproszczenie transgranicznych rozliczeń.

ViDA zakłada obowiązkowe e-fakturowanie B2B oraz przesyłanie danych do urzędów skarbowych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu urzędy zyskają natychmiastowy dostęp do informacji o transakcjach, a Ty – jako przedsiębiorca – będziesz działać na bardziej przejrzystych zasadach. To oznacza definitywny koniec z fakturami w Excelu, Wordzie czy bloczkach z papieru.

Czym właściwie jest faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna to nie faktura wysłana mailem w PDF-ie. To dokument, który jest wystawiany, przesyłany i odbierany w specjalnym, cyfrowym formacie – tak, aby mógł być automatycznie odczytany i przetworzony przez systemy księgowe, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

W krajach Unii Europejskiej standardem tego typu dokumentów jest tzw. UBL (Universal Business Language) – czyli ustrukturyzowany format XML, który określa, w jaki sposób dane na fakturze mają być zapisane i uporządkowane.

Dzięki UBL system wie, gdzie znajduje się numer faktury, data sprzedaży czy stawka VAT i przetwarza je automatycznie.

Co ważne, e-faktura musi być zgodna z europejską normą EN 16931, która gwarantuje jednolitość i interoperacyjność dokumentów w różnych krajach UE. Oznacza to, że zwykłe faktury PDF, Word czy papierowe przestaną być wystarczające – nie spełniają one wymogów automatycznego przetwarzania danych.

Jeśli więc chcesz działać w zgodzie z przepisami i być gotowy na zmiany, musisz korzystać z oprogramowania, które potrafi generować faktury w odpowiednim formacie – właśnie takim jak UBL/XML.

Poznaj fakturowanie spełniające wymóg e-fakturowania TUTAJ.

Peppol – nowy standard w fakturowaniu

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) to bezpieczna sieć służąca do wymiany e-faktur i innych dokumentów między firmami a instytucjami. Opiera się na ustandaryzowanym formacie UBL, który umożliwia automatyczne odczytywanie danych i sprawną komunikację z administracją podatkową.

Można to porównać do autostrady dla danych księgowych – faktury przemieszczają się ekspresowo, bezpiecznie i w jednolitym formacie, bez ryzyka, że coś zostanie zgubione czy odczytane nieprawidłowo.

Tak jak kierowcy na autostradzie przestrzegają określonych zasad, tak dokumenty w Peppol podlegają tym samym standardom technicznym, niezależnie od kraju wysyłki czy odbioru.

Nie musisz zagłębiać się w szczegóły technologiczne – wystarczy, że korzystasz z systemu zgodnego z Peppol, a Twoje faktury będą docierały tam, gdzie trzeba, w odpowiednim formacie i zgodnie z lokalnymi wymogami.

Harmonogram wdrażania Peppol dla Holandii, Belgii, Niemiec i Polski

Każdy kraj UE wprowadza te zmiany według własnego harmonogramu, ale wspólnym celem jest pełne wdrożenie e-fakturowania do 2030 roku, zgodnie z planem Komisji Europejskiej.

Holandia – e-fakturowanie obowiązkowe dla sektora publicznego

W Holandii e-fakturowanie w sieci Peppol jest już obowiązkowe przy fakturowaniu instytucji publicznych (gminy, szkoły, urzędy). Faktury muszą być wysyłane w formacie UBL/XML zgodnym z Peppol.

Trwają prace nad rozszerzeniem tego obowiązku również na sektor prywatny, jednak konkretna data nie została jeszcze ogłoszona. Holandia czeka na finalne wytyczne Komisji Europejskiej w ramach ViDA.

Belgia – pełne wdrożenie od 2026 roku

Belgia planuje pełne wdrożenie e-fakturowania B2B od 1 stycznia 2026 roku. Od tej daty wszystkie firmy będą musiały wystawiać faktury zgodne z krajowym standardem Peppol.

Jeśli współpracujesz z belgijskimi kontrahentami, przygotuj się już teraz – zmiana dotknie każdej transakcji B2B.

Niemcy – obowiązek od 2025 i 2027

Niemcy podchodzą do zmian w dwóch etapach:
Od 1 stycznia 2025 – wszystkie firmy są zobowiązane do odbierania e-faktur w ustandaryzowanym formacie UBL/XML.
Od 1 stycznia 2027 – wystawianie e-faktur B2B stanie się obowiązkowe.

To oznacza, że niemiecki rynek już teraz szykuje się na całkowitą cyfryzację fakturowania. Nawet jeśli dziś używasz PDF-ów, czas przenieść się do świata faktur elektronicznych.

Przeczytaj więcej o cyfrowej rewolucji w Niemczech TUTAJ.

Polska – KSeF dopiero od 2026 roku

Polskim odpowiednikiem Peppol jest KSeF (Krajowy System e-Faktur), który miał ruszyć w lipcu 2024 roku. Jednak na początku 2024 Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie terminu na 1 kwietnia 2026 – z powodu problemów technicznych i uwag ze strony przedsiębiorców.

Od 2026 roku wszyscy podatnicy VAT w Polsce będą zobowiązani do korzystania z KSeF i wystawiania faktur w formacie XML, przesyłanych do systemu w czasie rzeczywistym.

KSeF to system krajowy, ale jego zasady są zgodne z kierunkiem ViDA – automatyzacja i cyfryzacja fakturowania.

Jak możesz się przygotować?

eFaktura.nl już dziś generuje do każdej faktury plik XML i w tle pracuje nad pełną integracją z Peppol. Oznacza to, że możesz być spokojny o nadchodzące zmiany. 

Cyfrowe fakturowanie nie jest już tylko trendem – to nowy standard w biznesie. To nie tylko odpowiedź na zmieniające się prawo, ale także naturalny kierunek rozwoju nowoczesnej administracji. Dla firm oznacza to mniej papierologii, szybsze rozliczenia i większą kontrolę nad finansami. Dla administracji – większą przejrzystość i możliwość reagowania w czasie rzeczywistym.

ViDA, Peppol i KSeF dążą do jednego: sprawnej i bezpiecznej wymiany danych między firmami a urzędami.

Zamiast się martwić, lepiej się przygotować – i zyskać spokój, zgodność z przepisami oraz lepszą organizację firmy.

Nie czekaj, aż zmiany Cię zaskoczą. Przetestuj eFaktura.nl i sprawdź, jak proste może być e-fakturowanie – dziś i w przyszłości.