Peppol w praktyce – wystawianie e-faktur i bezpieczeństwo.

Peppol to nie tylko nowinka technologiczna. To przede wszystkim nowy obowiązek dla przedsiębiorców, który w Belgii zacznie obowiązywać od 2026 roku. Każda firma wystawiająca faktury innym firmom (B2B) będzie musiała przejść na cyfrowe fakturowanie zgodne ze standardem Peppol.

Choć to zmiana przede wszystkim prawna, Peppol to również nowoczesna administracja – bezpieczna i szybka. Bez stresu, bez błędów i bez chaosu w dokumentach.

Ale jak to działa w praktyce?

PDF czy e-faktura przez Peppol? Najważniejsze różnice

Na pierwszy rzut oka mogą wyglądać podobnie – obie formy zawierają dane firmy, kwoty i numer faktury. Ale różnice między PDF-em przesłanym mailem a e-fakturą wysłaną przez Peppol są znaczące.

Format danych
Faktura w PDF to zwykły załącznik graficzny – systemy księgowe nie zawsze mogą ją automatycznie przetwarzać. Trzeba otworzyć plik, zeskanować albo przepisać dane.
Z kolei e-faktura przez Peppol działa w ustandaryzowanym formacie XML/UBL, który można odczytać bez udziału człowieka – dane nie wymagają żadnej dodatkowej obsługi i są natychmiast gotowe do rozliczeń.

Przekazanie danych
Mail to tylko skrzynka odbiorcza – Twoja faktura może się zgubić, trafić do spamu albo zostać niezauważona przez kontrahenta.
Peppol przesyła dane bezpośrednio między systemami. Przykład? Faktura kosztowa wysłana przez Peppol trafia od razu do zakładki Koszty w eFaktura.nl – nie musisz o tym, żeby dodać ją ręcznie.

Dokładność dostarczenia
E-mail można wysłać na zły adres – pomyłka jednej litery i dokument ląduje w niewłaściwym miejscu lub nigdzie.
W Peppol nadawca i odbiorca muszą być zarejestrowani i zweryfikowani – system wie dokładnie, gdzie dostarczyć dokument.

Bezpieczeństwo i zaufanie
PDF-em można wysłać cokolwiek – nie brakuje prób wyłudzeń, błędnych faktur czy spamu.
Peppol weryfikuje tożsamość obu stron transakcji – masz pewność, że faktura pochodzi od legalnej firmy, a nie od anonimowego nadawcy.

Dlaczego po 2026 PDF i e-mail to za mało?

Od 2026 roku w Belgii każda faktura B2B będzie musiała zostać wystawiona za pośrednictwem sieci Peppol. Przesyłanie dokumentów mailem w formie PDF nie będzie już wystarczające ani zgodne z przepisami.

Jeśli nadal będziesz wysyłać faktury poza systemem Peppol, Twój klient może je po prostu odrzucić. Nie będzie mógł ich zaksięgować ani odliczyć VAT, a to oznacza problemy dla obu stron. Co więcej, urząd skarbowy może nałożyć karę – od 1 500 do nawet 5 000 euro.

Dlaczego PDF to za mało? Bo nie zawiera struktury danych, nie jest możliwy do automatycznego odczytu i nie daje żadnej gwarancji, że dotarł tam, gdzie trzeba. To trochę jak pisanie listów w dobie komunikatorów – może się udać, ale nie spełnia już wszystkich wymagań.

Więcej o wymogach prawnych dla e-faktur w Belgii przeczytaj TUTAJ.

Bezpieczne połączenia i kontrola dostępu

Zanim firma zacznie korzystać z Peppol, musi przejść jednorazowy proces weryfikacji. Jest on realizowany przez zewnętrznego, certyfikowanego partnera sieci — to gwarantuje, że każda firma w Peppol jest autentyczna i sprawdzona.

Proces weryfikacji możesz wygodnie przejść bezpośrednio ze swojego konta w eFaktura.nl. Całość odbywa się online i trwa zaledwie kilka minut. Wystarczy dokument tożsamości (dowód, paszport lub prawo jazdy) oraz potwierdzenie danych firmy.

Wszystkie dane przekazywane w trakcie tego procesu są chronione i przetwarzane wyłącznie przez uprawnionego partnera Peppol. eFaktura.nl nie ma do nich dostępu — zapewnia jedynie bezpieczne połączenie i integrację z siecią.

Peppol działa jak autostrada dla dokumentów — szybka, bezpieczna i dostępna tylko dla zweryfikowanych uczestników.
Dzięki temu masz pewność, że każda faktura trafia dokładnie tam, gdzie powinna, a jej nadawca został wcześniej sprawdzony.

Dopiero po weryfikacji możesz „wjechać na autostradę” Peppol — a eFaktura.nl staje się Twoją bramką (access point) do sieci. Dzięki temu:

• Każdy nadawca i odbiorca są zweryfikowani
• Nikt nie wyśle Ci fałszywej faktury
• Masz potwierdzenie dostarczenia i pełną historię przesyłki

To trochę jak wysyłka poleconym, ale cyfrowo, szybko i bezpiecznie. A ponieważ Peppol sam nie przechowuje dokumentów, to eFaktura.nl zadba o Twoje archiwum faktur, umożliwiając ich podgląd, pobieranie i analizę w każdej chwili, przez 10 lat.

Jak wygląda wystawianie e-faktur w Belgii?

Wyobraź sobie, że wystawiasz fakturę dla firmy budowlanej w Antwerpii. Zamiast przesyłać ją jako PDF e-mailem, robisz to w nowym standardzie, ale z tą samą wygodą::

1. Tworzysz fakturę w eFaktura.nl tak jak zwykle –  wygodnie i bez zbędnych kroków.
2. System automatycznie generuje plik w wymaganym formacie UBL/XML – to właśnie ten format obsługuje Peppol.
3. Jednym kliknięciem wysyłasz ją bezpośrednio do odbiorcy przez sieć Peppol. Dodatkowo, z eFaktura.nl automatycznie wyjdzie też e-mail do kontrahenta z załączoną fakturą w formacie PDF i XML — tak, aby miał ją również we własnej skrzynce.
4. Odbiorca dostaje e-fakturę prosto do swojego programu do administracji – gotową do zaksięgowania.

Nie musisz nic drukować, nic doręczać. Nie ma też ryzyka, że dokument wyląduje w spamie.

W aplikacji działa także automatyczny konwerter plików cyfrowych, który pozwala Ci łatwo podejrzeć zawartość każdej e-faktury otrzymanej przez Peppol.

Dowiedz się więcej o Peppol w eFaktura.nl TUTAJ.

Wystaw e-fakturę raz, a dobrze

W Peppol nie ma miejsca na poprawki. Wysłana e-faktura staje się dokumentem oficjalnym i nieedytowalnym —  nie możesz jej już zmienić ani usunąć. Jeśli popełnisz błąd, jedyną właściwą drogą jest wystawienie faktury korygującej (kredytnoty), która również musi zostać przesłana przez sieć Peppol, tak jak oryginalny dokument.

Ten wymóg wymusza na przedsiębiorcach większą dokładność, ale dzięki automatyzacji w eFaktura.nl przygotowanie dokumentu wciąż jest bardzo sprawne. Dodatkowo korzystanie z bazy danych w aplikacji zmniejsza ryzyko pomyłek już na starcie, bo faktury tworzysz z wcześniej zdefiniowanych elementów (dane klientów, baza produktów i usług).

Peppol to mniej chaosu i więcej automatyzacji

Przejście na e-fakturowanie przez Peppol to krok w stronę nowoczesnej, zautomatyzowanej administracji firmowej. 

Szybsza współpraca z księgowym
Faktur nie trzeba już przepisywać ręcznie ani wklejać danych do systemu. Pliki e-faktur są gotowe do pobrania i automatycznie odczytywane przez większość nowoczesnych programów księgowych. Dzięki temu rozliczenia idą sprawniej i z mniejszą liczbą błędów.

Porządek w kosztach
Faktury kosztowe odebrane przez Peppol trafiają automatycznie do zakładki „Koszty” w eFaktura.nl,  razem z danymi nadawcy i podsumowaniem zawartości. Nie trzeba ich szukać w mailach ani dodawać ręcznie.

A co z bezpieczeństwem?

Peppol korzysta z tych samych protokołów, co banki. Wszystkie połączenia są szyfrowane, a nadawca i odbiorca są sprawdzani przez zaufane punkty dostępu (np. eFaktura.nl).

Co ważne: sieć nie przechowuje faktur — to robi Twój dostawca usługi fakturowania. W eFaktura.nl masz pełną historię, podgląd XML i możliwość pobrania dokumentów, gdy tylko ich potrzebujesz.

Zmień obowiązek w przewagę

Wprowadzenie Peppol to nie tylko obowiązek prawny, ale także technologiczna i jakościowa zmiana w sposobie prowadzenia administracji firmowej. Peppol upraszcza obieg dokumentów, zwiększa bezpieczeństwo, automatyzuje procesy i minimalizuje błędy. Jednak aby z niego korzystać, potrzebujesz odpowiedniego narzędzia — takiego, które zapewnia nie tylko zgodność z przepisami, ale także komfort użytkowania, pełną integrację z księgowym i archiwizację danych.

eFaktura.nl spełnia wszystkie te wymagania oferując Ci:

• automatyczną integrację z siecią Peppol po jednorazowej weryfikacji tożsamości,
• dostęp do sieci bez dodatkowych umów i kosztów,
• przejrzysty podgląd e-faktur,
• odbieranie e-faktur i pełną historię transakcji,
• gotowość na przyszłe zmiany w raportowaniu i digitalizacji (np. automatyczne deklaracje VAT).

Niepewność przy takich zmianach jest normalna. W końcu to coś nowego — i coś, co dotyczy codziennej pracy każdej firmy.

Ale im szybciej poznasz zasady działania Peppol, tym łatwiej będzie się odnaleźć w nowej rzeczywistości. Z czasem przekonasz się, że to nie tylko wymóg, ale też wygodne narzędzie, które naprawdę porządkuje pracę z fakturami.