5 najczęściej popełnianych błędów przy wystawianiu faktury
Wykonałeś zlecenie i chciałbyś otrzymać za nie zapłatę. Czas wystawić fakturę! Wielu przedsiębiorców ma z tym problem. Jakie są najczęściej popełniane błędy przy wystawianiu faktur?
1. Ale numer, czyli błędy w numerze BTW i KvK.
Według Belastingdienst każda faktura powinna zawierać nr KVK i nr BTW, mimo to większość przedsiębiorców o tym zapomina. W systemie eFAKTURA.nl wpisujesz dane swojej firmy tylko raz i są one widoczne na każdej wystawionej przez Ciebie fakturze.
Numer BTW – ten numer znajdziesz na każdym dokumencie z Belastingdienst, posiada on 14 znaków, składających się z:
- Kodu kraju: NL
- Numeru fiskalnego lub BSN
- Końcówki B01 do B99
- Przykład: NL001234567B01
2. Co to za adres, czyli o błędach w danych adresowych.
Błędny e-mail, nieistniejące numery telefonu, osoba kontaktowa, która już dawno nie pracuje w firmie – to tylko przykłady błędów przy szybkim wystawianiu faktur. A co zdarza się najczęściej? Zły adres klienta lub tylko numer skrzynki pocztowej (Postbus). Według Belastingdienst nie można na fakturze napisać tylko numeru skrzynki pocztowej klienta, na fakturze powinien znajdować się pełny, fizyczny adres firmy.
W eFAKTURA.nl możesz prowadzić bazę danych swoich klientów i w każdym momencie dopisywać lub zmieniać poszczególne pola. Dane klienta wystarczy wpisać raz, a przy wystawianiu faktury, wybrać odpowiedniego klienta z listy.
3. Brakujące dane.
Numer IBAN powinien być dobrze widoczny na fakturze, nic tak nie irytuje pracowników księgowości jak szukanie danych na dokumencie. Sam numer banku nie wystarczy by klient przelał Ci kasę. Podając cały, poprawny numer IBAN przynajmniej wiesz, że dałeś klientowi wszystkie dane do wykonania transakcji.
Każdy przedsiębiorca w Holandii jest zobowiązany wystawiać faktury z datą. Brzmi logicznie, a jednak jest to często zapominana sprawa.
4. Błędna numeracja.
Mimo wielu programów do automatycznego wystawiania faktur wielu przedsiębiorców nadal używa programów typu Word lub Excel. Na takich fakturach jest najwięcej błędów, a co zdarza się najczęściej? Błędny numer faktury! Dla Twojego księgowego to duży problem, by poprawnie prowadzić administrację Twojej firmy.
Uprość to używając programu. W eFAKTURA.nl możesz wybrać od którego numeru chcesz zacząć wystawianie faktur, dzięki temu możesz w każdym momencie założyć konto.
Sprawdź nasz praktyczny słowniczek niderlandzkiego dla ZZP TUTAJ.
5. Zła stawka BTW.
Faktury ze źle obliczoną kwotą BTW zdarzają się częściej niż myślisz.
Jakie są zasady? Każda kwota nie może mieć więcej niż 2 cyfry po przecinku. Trzecia cyfra musi być zaokrąglona według zasad matematycznych. Parę centów nie wydaje się strasznym przestępstwem, jednak jest to bezprawne.
Więcej o BTW przeczytasz TUTAJ.
Równie często nie zgadza się kwota brutto po dodaniu kwoty BTW, ponieważ wiele osób stara się policzyć to samemu. Wystarczy pomyłka na kalkulatorze i cała faktura się nie zgadza. eFAKTURA.nl liczy kwotę brutto automatycznie co bardzo upraszcza wystawianie faktur.
Wszystkie błędy można ograniczyć używając automatycznego systemu do wystawiania faktur. A jeszcze prościej jest zrobić to w swoim własnym języku. Wypróbujcie za darmo eFAKTURA.nl Pamiętaj też, że poprawnie wystawiona i dobrze wyglądająca faktura jest wizytówką Twojej firmy. Świadczy ona o Twoim profesjonalizmie. Do dzieła!
