Faktura proforma – czym jest i kiedy warto ją wystawić

Proforma to dokument handlowy, który wygląda jak faktura, ale w rzeczywistości pełni rolę informacyjną. Pomaga uporządkować ustalenia z klientem i często przyspiesza moment płatności, szczególnie gdy chodzi o zaliczkę lub większe zlecenie.

Czym jest proforma?

Proforma pokazuje szczegóły planowanej transakcji. Zawiera dane sprzedawcy i klienta, opis usługi lub produktu, cenę oraz informację o VAT. Dzięki temu klient dokładnie widzi, za co ma zapłacić i jakie są finansowe warunki współpracy.

Najważniejsze jest jednak to, że proforma nie jest fakturą. Nie potwierdza sprzedaży, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego i nie tworzy formalnego obowiązku zapłaty. Z tego powodu nie trafia do księgowości i nie jest ujmowana w rozliczeniach VAT. Oznacza to również, że jej wystawienie nie jest wymagane przez przepisy podatkowe – przedsiębiorcy korzystają z niej dobrowolnie jako praktycznego narzędzia w komunikacji z klientem.

Jeżeli klient zapłaci na podstawie proformy, po otrzymaniu płatności wystawiasz już właściwą fakturę sprzedażową. W wielu sytuacjach podobną funkcję może spełnić także oferta handlowa. Proforma bywa jednak bardziej przejrzysta dla klienta, ponieważ przypomina klasyczną fakturę i zawiera wszystkie dane potrzebne do wykonania przelewu.

Proforma a inne dokumenty sprzedażowe – najważniejsze różnice.

Proforma a faktura

Na pierwszy rzut oka proforma i faktura mogą wyglądać bardzo podobnie. Oba dokumenty zawierają dane stron, opis transakcji oraz kwoty netto i VAT. Różnią się jednak swoją funkcją i znaczeniem w księgowości.

Faktura:

• jest podstawowym dokumentem księgowym,
• potwierdza dokonanie sprzedaży,
• stanowi podstawę rozliczeń podatkowych,
• trafia do księgowości i wpływa na rozliczenie VAT.

Proforma:

• ma charakter informacyjny i handlowy,
• nie potwierdza sprzedaży,
• nie powoduje obowiązku podatkowego ani obowiązku zapłaty,
• nie jest ujmowana w księgowości.

W praktyce oznacza to, że proforma pomaga ustalić szczegóły transakcji przed jej realizacją, a właściwa faktura pojawia się dopiero wtedy, gdy sprzedaż faktycznie zostaje zrealizowana lub gdy nastąpi płatność.

Proforma a faktura zaliczkowa

Te dwa dokumenty są używane w podobnych sytuacjach, ale ich rola jest inna. Proforma służy głównie do przekazania klientowi danych do płatności przed rozpoczęciem pracy lub dostawy. Nie jest dokumentem księgowym i nie wywołuje skutków podatkowych.

Faktura do zaliczki jest natomiast pełnoprawną fakturą księgową, która dokumentuje otrzymanie zaliczki. Trafia do księgowości i jest uwzględniana w rozliczeniach VAT.

W praktyce wielu przedsiębiorców korzysta z prostszego schematu: najpierw wysyłają proformę z kwotą zaliczki, a po otrzymaniu płatności wystawiają fakturę sprzedażową oznaczoną jako opłaconą. Dzięki temu proces jest prostszy i nie wymaga dodatkowych dokumentów.

Proforma a oferta

Proforma bywa mylona z ofertą handlową, ponieważ oba dokumenty mogą przedstawiać cenę i warunki planowanej współpracy. W rzeczywistości pełnią jednak różne funkcje i pojawiają się na różnych etapach sprzedaży.

Oferta służy przede wszystkim do przedstawienia propozycji współpracy i pomocy klientowi w podjęciu decyzji. Zawiera opis usług lub produktów, zakres prac oraz proponowane warunki realizacji. Oferta może również pełnić ważną rolę prawną w transakcji, ponieważ po jej zaakceptowaniu przez klienta staje się podstawą ustaleń dotyczących zakresu prac, ceny i warunków współpracy.

Proforma często pojawia się dopiero po zaakceptowaniu oferty, choć nie jest obowiązkowym etapem sprzedaży. W wielu przypadkach przedsiębiorcy przechodzą bezpośrednio od oferty do wystawienia faktury.

Korzystając z funkcji oferty i proformy w eFaktura.nl na konic transakcji możesz zamienić te dokumenty w gotową fakturę jednym kliknięciem. 

Więcej o różnicach między fakturą, ofertą a proformą w Holandii przeczytasz TUTAJ.

Czy proformę trzeba przekazać księgowej?

Ponieważ proforma nie jest dokumentem księgowym nie musisz przekazywać jej do księgowości. Biuro rachunkowe potrzebuje dopiero właściwej faktury sprzedażowej lub faktury zaliczkowej, ponieważ to te dokumenty wpływają na rozliczenia podatkowe.

Proforma pozostaje więc dokumentem roboczym pomiędzy Tobą a klientem.

Kiedy proforma jest szczególnie przydatna?

W praktyce biznesowej korzystanie z proformy często wynika po prostu z elastycznego podejścia do współpracy z klientem. Ponieważ jest to dokument informacyjny i handlowy, a nie księgowy, nie wywołuje skutków podatkowych ani formalnych zobowiązań. Dzięki temu daje większą swobodę w ustaleniu warunków płatności, na przykład w przypadku zaliczki lub płatności przed rozpoczęciem prac.

Wyobraź sobie firmę budowlaną wykonującą remont mieszkania w Holandii. Klient wcześniej otrzymał ofertę z zakresem prac i ceną 10 000 euro, którą zaakceptował. Strony ustaliły jednak, że przed rozpoczęciem prac zostanie wpłacona część kwoty. Na prośbę klienta — lub zgodnie ze wspólnym ustaleniem — wykonawca wysyła więc proformę z informacją o wartości projektu i kwocie do zapłaty.

Dokument zawiera wszystkie dane potrzebne do przelewu, ale nie jest jeszcze dokumentem księgowym. Dzięki temu strony mogą spokojnie ustalić szczegóły płatności, a dopiero po otrzymaniu pieniędzy wykonawca wystawia właściwą fakturę sprzedażową i zaznacza w niej kwotę otrzymaną wcześniej.

Podobnie działa to w wielu innych branżach — od usług instalacyjnych po projekty graficzne — gdzie proforma pozwala uporządkować ustalenia z klientem i dopiero później wystawić właściwy dokument księgowy.

Proforma w czasach e-faktur

Cyfryzacja fakturowania sprawia, że poprawność dokumentów ma dziś dużo większe znaczenie niż kiedyś. W systemach takich jak Peppol czy KSeF faktura nie jest już „tylko PDF-em wysłanym mailem”. To dokument, który wchodzi w obieg elektroniczny, a często trafia od razu do systemów księgowych lub do administracji skarbowej. W takiej rzeczywistości każda pomyłka kosztuje więcej: czas, dodatkowe dokumenty i niepotrzebne zamieszanie po obu stronach.

Przeczytaj fakturowaniu w standardzie Peppol TUTAJ.

I tu proforma zyskuje nowe, bardzo praktyczne zastosowanie. Ponieważ jest dokumentem informacyjnym (tym samym nie wysyłanym do KSeF), możesz potraktować ją jak etap weryfikacji przed wystawieniem właściwej e-faktury. Zamiast później „sprzątać” korektami, dopinasz szczegóły wcześniej, spokojnie i bez formalnych konsekwencji.

Proforma nie jest dokumentem księgowym i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Mimo to w wielu firmach jest bardzo praktycznym narzędziem, które pomaga uporządkować sprzedaż i potwierdzić ustalenia z klientem.

Najczęściej korzysta się z niej przy zaliczkach, większych projektach lub współpracy międzynarodowej. Dzięki temu właściwa faktura może zostać wystawiona już bez błędów i bez konieczności późniejszych korekt.