Oferta, proforma czy faktura?

Jaka jest różnica między dokumentem handlowym a dokumentem księgowym? Który dokument to biznesowy zwyczaj, a który jest skarbowym obowiązkiem? Oferta, proforma i faktura – poznaj ich rolę w procesie sprzedaży w Holandii.

Oferta w Holandii

Oferta reguluje warunki transakcji, czyli określa podstawowe ustalenia między wykonawcą a zleceniodawcą. 

Główne cechy oferty: 

• Zawiera szczegółowy opis towaru lub usługi.
• Podaje cenę oraz warunki płatności.
• Jest to propozycja, która może być zaakceptowana lub odrzucona przez klienta.

Kiedy i jak użyć oferty?

Przed rozpoczęciem każdego nowego zlecenia warto przedstawić ofertę, choć nie jest to Twoim obowiązkiem. Ustalenia zawarte w ofercie są prawnie wiążące obie strony. Oznacza to, że w przypadku sporu oferta jest formalnie tak samo ważnym dokumentem, jak umowa. 

Czy musisz dokładać sobie jeszcze jedno zadanie administracyjne i tworzyć dodatkowy dokument przed każdym projektem? Nie w eFaktura.nl, gdzie funkcja OFERTY jest zintegrowana z fakturowaniem.
Zacznij projekt od OFERTY i wyślij ją prosto z programu. Klient zaakceptował warunki oferty? Wystarczy jedno KLIK i oferta zmieni się w gotową fakturę. 

Przeczytaj jak dobry program do administracji poprawia workflow przedsiębiorcy TU.

Faktura proforma w Holandii

Proforma to oferta handlowa z danymi do płatności, dlatego może być podstawą do dokonania opłaty za produkt lub usługę. Często też wykorzystywana jest do pobrania części płatności w formie zaliczki. 

W odróżnieniu od faktury, proforma nie zobowiązuje do dokonania płatności i przede wszystkim nie jest dokumentem skarbowym. Po transakcji na podstawie faktury proformy konieczne jest wystawienie właściwej faktury z adnotacją w uwagach o wcześniej dokonanej płatności.

Główne cechy faktury proformy:

• Zawiera takie same informacje jak standardowa faktura, w tym cenę, opis, ilość itp.
• Nie jest dokumentem księgowym, co oznacza, że nie jest używana do rozliczeń podatkowych czy innych celów księgowych.
• Informuje oczekiwanej kwocie do zapłaty.

Czy musisz wystawiać fakturę proformę w Holandii?

Nie. Proforma to raczej zwyczaj handlowy, a nie wymóg skarbowy. 

W Holandii i Belgii rolę proformy w zupełności spełnia oferta handlowa, a płatność, nawet w przypadku przedpłaty, realizowana jest na podstawie faktury. Proforma w tych krajach przydaje się najbardziej w sytuacjach związanych z importem zagranicznym, gdzie nabywca chce mieć wszystkie dane potrzebne do odprawy celnej. Za to z faktury proformy chętnie korzystają przedsiębiorcy z Polski i Niemiec.

Chcesz lepiej rozumieć biznesowe zwyczaje w Holandii? Czytaj TU.

Faktura w Holandii

Co jest dowodem na to, że pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi doszło do transakcji na konkretnych warunkach handlowych? Oczywiście faktura!

Faktura również nakłada obowiązek podatkowy, czyli obliguje kontrahenta do płatności.

Dla urzędu skarbowego to kluczowy dokumentem podatkowy, dlatego od przedsiębiorcy wymagana jest bezwzględna poprawność przy fakturowaniu.

Główne cechy faktury:

• Jest dokumentem księgowym.
• Wymaga płatności od klienta.
• Może być używana do celów podatkowych i księgowych.
• Zawiera wszystkie szczegóły transakcji, w tym datę, opis produktu, ilość, cenę, podatek itp.

Na co zwrócić uwagę przy wystawianiu faktury?

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur to:

• Błędna numeracja – zadbaj o jej kontynuacje.
• Pomyłka w danych sprzedającego lub/i kupującego – sprawdź dwa razy dane kontrahenta, kiedy dodajesz go do swojej bazy klientów.
• Pomyłki w przedmiocie transakcji, cenie i stawce podatku VAT – zwróć uwagę na szczegóły transakcji.

eFaktura.nl maksymalnie ogranicza możliwość powstawania błędów w fakturach:

• w programie znajdziesz tylko obowiązujące Cię stawki VAT,
• automatycznie zweryfikujesz numer VAT EU kontrahenta,
• korzystasz z własnej bazy klientów unikając błędów w danych,
• pomyliłeś się? Połącz się z księgowym w programie i pozwól mu naprawić błąd w Twoim imieniu.

Chociaż oferta, faktura proforma i faktura mogą wydawać się podobne, każdy z nich ma swoją specyficzną rolę w procesie sprzedaży. Oferta służy jako wstępna propozycja, faktura proforma w Holandii jest wstępnym potwierdzeniem transakcji, a faktura jest ostatecznym dokumentem księgowym wymagającym zapłaty. Zrozumienie tych różnic pomoże w sprawnym prowadzeniu biznesu i komunikacji z klientami.