Koszty prowadzenia firmy w Belgii

Im większe koszty generujesz jako właściciel firmy, tym mniej podatku dochodowego zapłacisz. Jak to zrobić skutecznie będąc przedsiębiorcą w Belgii, nie naginając przy tym przepisów podatkowych?

Od tego jak skrupulatnie rejestrujesz koszty firmowe zależy podstawa Twojego dochodu, od którego naliczany jest podatek. Zasada – im wyższe koszty, tym niższy podatek – dotyczy każdego przedsiębiorcy, na co powinieneś zwrócić uwagę szczególnie prowadząc firmę w Belgii?

Jako osoba prowadząca działalność na własny rachunek możesz odliczyć wydatki zawodowe, jeśli:

• są potrzebne by Twoja działalność uzyskała  dochód  podlegający opodatkowaniu;
• poniosłeś je w roku, w którym chcesz je odliczyć;
• może udowodnić koszty za pomocą dokumentów potwierdzających zakup (faktury, paragony, umowy …).

Pamiętaj, że Twoim obowiązkiem jest transparentne administrowanie dokumentami potwierdzającymi wydateki – fakturami, paragonami, czy umowami. Musisz być w stanie udowodnić wszystkie koszty jakie ponosisz  w celach biznesowych, upewnij się więc, że masz przejrzystą administrację (O tym jak wystawić prawidłową fakturę w Belgii przeczytasz TU).

• Przechowuj cyfrową wersję paragonów na wypadek, gdyby z czasem stały się nieczytelne (skan lub zdjęcie)
• Przechowuj swoje dokumenty księgowe według ustawowych wytycznych – w Belgii to okres 10 lat.
  

“To na fakturę!”
Wydatki podlegające odliczeniu w pełni i częściowo

Wiele kosztów, które ponosisz w związku z działalnością zawodową można później odliczyć od podatku. Obejmuje to na przykład składki na ubezpieczenie społeczne, niektóre polisy ubezpieczeniowe lub koszty najmu i opłaty związane z kosztami eksploatacji budynku lub lokalu, w którym prowadzona jest działalność zawodowa.

Najczęstsze koszty firmowe to:

• Samochód
• Biuro
• Laptop
• Oprogramowanie do komputera
• Telefon komórkowy
• Program do administracji
• Księgowy
• Inwestycje (maszyny, narzędzia)
• Odzież robocza
• Reklama firmy
• Ubezpieczenie firmowe
• Kursy lub szkolenia podnoszące kwalifikacje
  
• Strona internetowa
• Koszty podróży
  

Nie wszystkie wydatki zawodowe podlegają jednak odliczeniu w 100%. 
Następujące koszty możesz odliczyć tylko częściowo:

• Procent odliczenia kosztów samochodu zależy od emisji CO2 Twojego samochodu. Procent potrąceń waha się od 50% do 100%. 
• Lunch przy okazji biznesowego spotkania podlega odliczeniu w 69%.
• Upominki firmowe (znane również jako „koszty reprezentacyjne”) mogą zostać odliczone w wysokości 50%.
• Możesz odliczyć też koszty mieszkania  – oblicza się je proporcjonalnie od powierzchni, której używasz na potrzeby biurowe.

Koszty mieszane

Z niektórych rzeczy korzystasz zarówno zawodowo, jak i prywatnie. Na przykład samochód, czy abonament internetowy służą Ci w czasie pracy i w czasie wolnym. Te koszty nazywamy kosztami mieszanymi, czyli część z nich możesz uznać za koszt firmowy. Upewnij się jednak, czy ten podział jest odpowiedni do Twojej działalności i przepracowanych godzin – w razie kontroli skarbowej musisz potrafić go uzasadnić.

Komu opłaca się ryczałt?

Zryczałtowane rozliczanie kosztów firmowych

Od 2018 r. wszystkie osoby fizyczne prowadzące działalność na własny rachunek w Belgii mogą wybrać koszty stałe (ryczałt) zamiast tradycyjnie rozliczanych kosztów prowadzenia działalności.

W praktyce oznacza to, że nie musisz już rejestrować każdych wydatków firmowych. Po prostu odliczasz 30% (maksymalnie 4880 €) od swojego dochodu, z wyłączeniem opłat materialnych i socjalnych. Innymi słowy, możesz odliczyć zakup sprzętu, czy opłatę składki na ubezpieczenie społeczne maksymalnie do 4880€ od podstawy opodatkowania.

Jest to szczególnie korzystna opcja w przypadku przedsiębiorców nie ponoszących wysokich kosztów prowadzenia firmy. Poproś księgowego bądź specjalistę urzędu skarbowego o szacunkowe wyliczenie podatku w opcji tradycyjnego rozliczania kosztów i zryczałtowanego. Wtedy wybierzesz sposób rozliczenia najlepszy dla siebie i swojej firmy.

Inwestycje i amortyzacja

Jeśli ponosisz koszty za rzeczy, z których korzystasz przez kilka lat, jest to inwestycja. Inwestycje wpisujesz jako wydatki zawodowe, amortyzując stałą kwotę przez kilka lat, w zależności od okresu użytkowania.Kupno samochodu jest bardzo dużym wydatkiem. Koszt ten jest w pełni odliczany, ale za jednym razem w roku zakupu. Koszt zakupu pojazdu służbowego odliczany jest w wysokości 20% wartości zakupu – taki jest przewidywany czas amortyzacji zakupu.

Poniżej mały przegląd procentów związanych z różnymi inwestycjami:

• Biura i budynki – 3%
• Budynki przemysłowe – 5%
• Meble i maszyny – 10%
• Pojazdy – 20%
• Mały materiał – 33%

To Ci się opłaca!

Temat kosztów bywa przez przedsiębiorców bagatelizowany – część wiedzy w tym zakresie wydaje się być oczywista. W przypadku kosztów, jak w każdym temacie dotyczącym administracji firmy, po prostu opłaca się być rzetelnym. Skrupulatne liczenie kosztów daje Twojej firmie wymierne korzyści: płacisz niższe podatki i masz pełną kontrolę nad wydatkami, a co za tym idzie możesz optymalizować ceny swoich usług!