Rozliczanie auta w firmie – 5 wskazówek, jak uniknąć błędów.

Prawidłowe rozliczanie auta w działalności gospodarczej w Holandii to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Wielu przedsiębiorców nie wie, że sposób użytkowania auta wpływa bezpośrednio na wysokość ich zobowiązań podatkowych. Poprosiliśmy Ewelinę Parfieniuk, właścicielkę biura rachunkowego Pol-Advies w Rotterdamie o 5 wskazówek, które pomogą uniknąć błędów rozliczeniu auta w firmie.

Dlaczego rozliczanie auta w holenderskiej firmie jest trudne?

Rozliczanie auta w firmie w Holandii jest skomplikowane, ponieważ sposób uwzględniania kosztów przejazdów zależy od wielu czynników określonych w przepisach podatkowych.

Znaczenie ma rodzaj pojazdu – inne zasady dotyczą aut osobowych, a inne dostawczych. Istotne jest również to, czy auto zostało kupione na firmę, czy jest własnością prywatną, ponieważ każda z tych sytuacji wiąże się z odmiennym podejściem do odliczeń podatkowych. Kolejnym aspektem jest sposób użytkowania pojazdu – jeśli przedsiębiorca używa auta firmowego również do celów prywatnych, musi liczyć się z dodatkowym obciążeniem podatkowym. Z kolei osoby korzystające z prywatnego auta w działalności mogą odliczać jedynie kilometrówkę, ale pod warunkiem prowadzenia rzetelnej ewidencji tras. 

Liczba regulacji i konieczność udokumentowania sposobu użytkowania pojazdu sprawiają, że rozliczanie samochodu firmowego wymaga dokładnej znajomości przepisów, albo współpracy z wiarygodnym biurem rachunkowym.. 

1. Korzystasz z prywatnego auta? Możesz odliczyć tylko kilometrówkę.

Wielu przedsiębiorców korzystających z prywatnego samochodu w działalności nie wie, że jedynym sposobem rozliczenia kosztów związanych z autem jest kilometrówka (obecnie stawka wynosi 0,23 EUR za kilometr). Aby odliczyć kilometrówkę, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przejazdów, która spełnia wymagania Belstindiest. 

Dowiedz się, jak powinna wyglądać prawidłowy rejestr kilometrów TU.

Każda próba wrzucenia w koszty firmowe tankowania, napraw, czy ubezpieczenia (w tym płacenie za te wydatki z firmowego konta) są niezgodne z regulacjami skarbowymi w Holandii.

Ewelina Parfieniuk: „Często widzę, że przedsiębiorcy płacą za paliwo kartą firmową i przekazują paragony do księgowego. Niestety, urząd skarbowy tego nie uzna. Można odliczyć tylko kilometrówkę, a nie rzeczywiste wydatki. Jednak kilometrówka wcale nie jest małym odliczeniem – jako koszt firmowy może znacząco obniżyć dochód do opodatkowania. Dla przykładu: przedsiębiorca, który w danym roku wystawił faktury na 70 000 EUR i przejechał 18 000 km służbowo, może odliczyć 4 140 EUR (18 000 km × 0,23 EUR), co zmniejsza jego dochód do opodatkowania do 65 860 EUR.”

2. Zapisuj nawet krótkie trasy – to się opłaca!

Często wśród przedsiębiorców pokutuje przekonanie, że krótkie trasy nie są warte fatygi, więc pomijają je w ewidencji. Z pozoru drobne przejazdy, sumując się w skali roku, dają duży dystans. Dlatego warto wyrobić sobie nawyk ich zapisywania.

Ewelina Parfieniuk: „Przedsiębiorcy często chcą pomijać krótkie, codzienne przejazdy do klientów czy hurtowni, uznając je za mało istotne, jednak w skali roku mogą one przynieść znaczące oszczędności. Ostatnio policzyłam z klientem, że dojeżdżając codziennie na budowę 10 km w jedną stronę, pokonuje 100 km tygodniowo, co daje w przybliżeniu 4 800 km rocznie. Dzięki kilometrówce może odliczyć 1 104 EUR (4 800 km × 0,23 EUR), co bezpośrednio obniża jego dochód do opodatkowania, więc podatek dochodowy zapłaci mniejszy.”

Aby uniknąć problemów, warto korzystać z eFaktura.nl do prowadzenia ewidencji, gdzie księgowy może samodzielnie pobrać kilometrówkę do rozliczenia.

3. Masz samochód dostawczy? Złóż deklarację Verklaring geen privégebruik auto.

Mając auto dostawcze, możesz uniknąć prowadzenia kilometrówki i bijtellingu – to prostsze i korzystniejsze podatkowo. Jednak, aby było to możliwe, muszą złożyć w urzędzie skarbowym deklarację Verklaring geen privégebruik auto, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. Dzięki tej deklaracji można odliczyć 100% kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu – paliwo, parkingi, ubezpieczenie, czy naprawy.

Ewelina Parfieniuk: „Wielu przedsiębiorców myśli, że jeśli ich auto to bus kupiony na firmę, to nie muszą nic dodatkowo robić. Tymczasem zapominając o deklaracji muszą udowodnić w Belastingdienst, że pojazd nie był używany prywatnie przedstawiając pełną ewidencję tras. Jeśli tego nie zrobią bijtelling naliczy się automatycznie. Może to też oznaczać znaczną dopłatę do podatku oraz ewentualne kary za błędne rozliczenia.”

Chcesz dobrze zorganizować swoją współpracę z biurem rachunkowym? Przeczytaj jak to zrobić TUTAJ.

4. Auto osobowe w firmie? Wybierz między kilometrówką a bijtellingiem.

Jeśli firmowe auto jest używane również prywatnie, urząd skarbowy doliczy do dochodu tzw. bijtelling, który zwiększa podatek dochodowy. Tak jak kilometrówka obniża dochód do opodatkowania, bijetelling działa dokładnie odwrotnie, podnosząc go. 

Kiedy obowiązuje bijtelling?
Jeśli firmowym autem przejeżdżasz więcej niż 500 km rocznie prywatnie, Belastingdienst dolicza wartość auta do Twojego dochodu. Unikniesz go prowadząc rejestr tras, który wykazuje, że w ciągu roku prywatnie przejechałeś firmowym autem mniej niż 500 km.

Ile wynosi bijtelling?

• 22% katalogowej wartości auta – dla pojazdów młodszych niż 15 lat
• 35% wartości rynkowej auta – dla pojazdów starszych (oldtimery)

Ewelina Parfieniuk: „Bijtelling to spory wydatek, dlatego jeśli ktoś sporadycznie używa auta prywatnie, powinien prowadzić kilometrówkę, w której będzie oznaczać trasy przejechane prywatnie. W przeciwnym razie urząd doliczy bijtelling automatycznie” – podkreśla ekspertka.

5. Korzystasz z odliczenia VAT? Pamiętaj o VAT-bijtellingu.

VAT-bijtelling to obowiązek zwrotu części odliczonego podatku VAT za zakup auta, jeśli samochód firmowy w Holandii jest używany również do celów prywatnych.

Warto pamiętać, że VAT-bijtelling nie podnosi dochód do opodatkowania, ale jest fizyczną opłatą, którą trzeba uiścić do skarbówki.

Ile wynosi VAT-bijtelling?

• 2,7% wartości katalogowej auta – jeśli nie prowadzisz kilometrówki
• Jeśli prowadzisz kilometrówkę, możesz zwrócić VAT tylko od rzeczywistych przejazdów prywatnych

Ewelina Parfieniuk: „Przedsiębiorcy często mylą bijtelling z VAT-bijtellingiem. Pierwszy zwiększa dochód do opodatkowania, a drugi to faktyczna opłata, którą trzeba wnieść do urzędu skarbowego. Dla przykładu:  jeśli ktoś kupił auto firmowe o wartości 40 000 EUR brutto, odliczył VAT w wysokości 6 940 EUR, ale nie prowadzi kilometrówki, to musi zwrócić część odliczonego podatku. Standardowa stawka VAT-bijtellingu wynosi 2,7% wartości katalogowej pojazdu, co w tym przypadku oznacza 1 080 EUR do zwrotu. To niemała kwota, którą trzeba zapłacić, niezależnie od dochodu firmy.”

Rozliczanie kosztów auta w Holandii wymaga znajomości przepisów i dokładnej dokumentacji. Nawet drobne błędy, jak brak ewidencji kilometrów czy niewłaściwe rozliczenie VAT, mogą skutkować dopłatą podatku lub karami finansowymi.

Ewelina Parfieniuk: „Wielu moich klientów na początku myśli, że rozliczanie auta w Holandii wygląda tak samo jak w Polsce, a potem są zaskoczeni dodatkowymi podatkami. Widziałam już wiele przypadków, gdzie drobne błędy kosztowały przedsiębiorców spore kwoty. Dlatego zawsze powtarzam – warto na bieżąco śledzić przepisy i prowadzić dokładną dokumentację, żeby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek” – mówi Ewelina Parfieniuk.

Aby zoptymalizować rozliczenia, uniknąć bijtellingu i poprawnie stosować kilometrówkę, warto skonsultować się z księgowym, który dobierze najlepsze rozwiązanie dla danej sytuacji.Aby zoptymalizować rozliczenia, uniknąć bijtellingu i poprawnie stosować kilometrówkę, warto współpracować z doświadczonym księgowym, który dopasuje odpowiednie rozwiązanie do specyfiki Twojej działalności. Równie istotne jest korzystanie z dobrej aplikacji do administracji, która ułatwia bieżące prowadzenie ewidencji i pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach rocznych.

Ewelina Parfieniuk – właścicielka biura rachunkowego Pol-Advies w Rotterdamie. Od lat zajmuje się kompleksowym prowadzeniem księgowości dla firm jednoosobowych oraz rozliczaniem podatków w Holandii i Polsce. Jej specjalnością są zagadnienia związane z rozliczaniem kosztów użytkowania auta.